Was tun, wenn ein Mitarbeiter geht: den Zugang zu Website, E-Mail, Google und sozialen Netzwerken noch am selben Tag entziehen
Eine praktische Checkliste, um einen ehemaligen Mitarbeiter noch am selben Tag aus allen Firmenkonten auszuschließen, ohne das Geschäft zu blockieren.
Der Weggang eines Mitarbeiters ist nicht nur ein HR-Thema. Es ist ein Zugangsthema. Solange der ehemalige Kollege noch das Passwort für das Website-Panel, die E-Mail, Google Business oder die Facebook-Seite hat, bleibt Ihre Firma verwundbar: Er kann einen Preis ändern, im Namen der Firma auf einen Kunden antworten, eine Bewertung löschen oder, im schlimmsten Fall, Ihnen die komplette Kontrolle entziehen.
Die gute Nachricht ist, dass der korrekte Zugangsentzug nicht kompliziert ist, aber geordnet und idealerweise noch am selben Tag erfolgen muss. Es geht nicht um Misstrauen, sondern um Hygiene. Unten finden Sie einen konkreten Plan, geordnet nach Wichtigkeit, plus die Fehler, die Türen offen lassen, ohne dass Sie es merken.
Vor allem anderen: erstellen Sie eine Liste aller Konten
Sie können keinen Zugang widerrufen, den Sie vergessen haben. Der erste Schritt, gleich morgens, ist, auf Papier oder in einem Dokument alle Stellen aufzuschreiben, an denen die Person Zugang hatte:
- Website-Panel (WordPress, Hosting, Domain)
- Firmen-E-Mail und eventuelle Alias-Adressen
- Google Business Profile und Google Ads
- soziale Netzwerke (Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn)
- Arbeitswerkzeuge (Canva, WhatsApp Business, CRM, Rechnungsstellung, Drive)
Denken Sie auch an indirekte Zugänge: das mit Konten verbundene Diensthandy, ein 2FA-Code, der auf seine Nummer geht, ein im Browser des Firmenlaptops gespeichertes Passwort. Wenn Sie nicht sicher sind, wo die Person Zugang hatte, gehen Sie davon aus, dass sie ihn hatte, und prüfen Sie nach. Es ist günstiger, zweimal zu prüfen, als es erst nach einem Monat zu bemerken.
Die richtige Reihenfolge: beginnen Sie mit den Schlüsseln, die alles öffnen
Nicht alle Konten sind gleich gefährlich. Beginnen Sie mit denen, die Ihnen, einmal verloren, die meisten Probleme bereiten:
1. Die E-Mail. Sie ist der Hauptschlüssel, denn über sie werden fast alle anderen Passwörter zurückgesetzt. Ändern Sie das Passwort, prüfen Sie, ob heimlich Weiterleitungsregeln eingerichtet wurden, und entfernen Sie diese.
2. Domain und Hosting. Wer die Domain kontrolliert, kontrolliert auch die Website und die E-Mail. Prüfen Sie, wer im Konto als Eigentümer eingetragen ist.
3. Google Business Profile. Hier steht Ihr lokaler Ruf auf dem Spiel. Entfernen Sie die Person aus den Administratoren und stellen Sie sicher, dass der Hauptinhaber Sie sind, nicht sie.
Erst danach kümmern Sie sich um soziale Netzwerke und Arbeitswerkzeuge. Wenn Sie die Reihenfolge umkehren und mit Instagram beginnen, kann jemand mit böser Absicht über die E-Mail alles zurücksetzen, während Sie sich mit anderem beschäftigen.
Passwörter ändern und die mit der Person verbundene 2FA kappen
Echter Zugangsentzug bedeutet zwei verschiedene Dinge, die oft verwechselt werden.
Erstens: Entfernung des Nutzers. Wo die Plattform separate Konten erlaubt (Google Business, WordPress, Facebook-Seiten über den Business Manager), entfernen Sie einfach seinen Zugang. Das ist sauber und beeinträchtigt den Rest des Teams nicht.
Zweitens: Passwortänderung. Wo alle einen einzigen Nutzer und ein einziges Passwort verwenden (viele Social-Media-Konten, Canva kostenlos, alte E-Mail-Postfächer), ist die einzige Lösung, das Passwort zu ändern.
Achten Sie auf die Zwei-Faktor-Authentifizierung. Wenn die Telefonnummer oder die Authentifizierungs-App des ehemaligen Mitarbeiters als Wiederherstellungsmethode eingerichtet ist, kann er auch nach der Passwortänderung wieder hineinkommen. Prüfen und entfernen Sie jede mit ihm verbundene Wiederherstellungsmethode: Telefonnummer, Zweit-E-Mail, vertrauenswürdiges Gerät.
Vergessen Sie nicht die versteckten Zugänge, die den größten Schaden anrichten
Der gefährliche Teil ist nicht das Passwort, das Sie kennen. Es sind die Zugänge, die Sie vergessen haben:
- Aktive Sitzungen. Viele Plattformen haben eine Schaltfläche "Alle Geräte abmelden" oder "log out everywhere". Nutzen Sie sie, sonst bleibt die Person auf ihrem Handy angemeldet, auch nach der Passwortänderung.
- API-Schlüssel und Integrationen. Wenn Sie ein Rechnungssystem, einen Chatbot oder ein Tool nutzen, das automatisch E-Mails versendet, kann es einen vom ehemaligen Mitarbeiter erstellten Schlüssel geben. Erneuern Sie ihn.
- Verbundene Anwendungen. Prüfen Sie im Google- oder Facebook-Konto die Liste der Drittanbieter-Apps mit Zugriff und entfernen Sie, was Sie nicht erkennen.
- Im Browser oder in einem gemeinsamen Manager gespeicherte Passwörter.
Schließen Sie auch das Diensthandy oder den Dienstlaptop: Entfernen Sie die Konten davon, bevor er es zurückgibt oder Sie es weiterverwenden.
Wie Sie diese Panik künftig vermeiden
Der beste Zeitpunkt, sich auf den Weggang eines Mitarbeiters vorzubereiten, ist bei der Einstellung, nicht beim Abschied. Ein paar einfache Regeln ersparen Ihnen einen Stresstag:
- Geben Sie Zugang über separate Konten mit seinem Namen, nicht über das gemeinsame Firmenpasswort. Beim Weggang löschen Sie nur einen Nutzer.
- Führen Sie eine aktuelle Liste, wer worauf Zugriff hat.
- Setzen Sie nicht die private Telefonnummer des Mitarbeiters als Wiederherstellungsmethode für Firmenkonten.
- Der Hauptinhaber der Domain, von Google Business und der Seiten müssen immer Sie sein.
Wenn Sie das Gefühl haben, nicht genau zu wissen, wer worauf Zugriff hat, oder dass Ihre Website und Konten von jemand anderem gehalten werden, können wir eine Überprüfung machen und Ihre Zugänge remote in Ordnung bringen. Bei MPO Web Studio arbeiten wir remote im ganzen Land und erklären Ihnen verständlich, was Ihnen gehört und was auf Ihren Namen übertragen werden muss. Schreiben Sie uns jederzeit auf WhatsApp.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich das alles an einem einzigen Tag erledigen?+
Ja, und es wird empfohlen, es am selben Tag zu tun. Der schwierige Teil ist nicht die Zeit, sondern kein Konto zu vergessen. Deshalb zählt die anfängliche Liste mehr als die Geschwindigkeit. Wenn alles notiert ist, dauert der eigentliche Zugangsentzug nur wenige Stunden.
Was mache ich, wenn der ehemalige Mitarbeiter der Einzige war, der die Passwörter kannte?+
Erste Priorität ist die E-Mail: Wenn Sie Zugang zum E-Mail-Postfach haben, auf das Konten registriert sind, können Sie fast alles von dort zurücksetzen. Falls auch die E-Mail nicht zugänglich ist, hat jede Plattform ein Verfahren zur Kontowiederherstellung als Firmeninhaber. Es dauert länger, lässt sich aber lösen.
Ist es legal, ihm den Zugang zu entziehen, ohne ihn zu benachrichtigen?+
Ja. Die Firmenkonten gehören der Firma, und der Zugang ist an seine Rolle gebunden, die mit dem Weggang endet. Sie brauchen nicht seine Zustimmung, um Ihre eigenen Konten zu schützen. Greifen Sie jedoch nicht auf seine privaten Konten zu, auch wenn er sie für die Arbeit genutzt hat.
Was ist am gefährlichsten zu vergessen zu widerrufen?+
Die Firmen-E-Mail und der Eigentümerzugang zu Domain, Hosting und Google Business. Das sind die Schlüssel, die den Rest öffnen. Eine vergessene Instagram-Seite ist unangenehm, aber die Kontrolle über die E-Mail oder Domain kann bedeuten, dass Sie Ihre Website komplett verlieren.
Wie weiß ich, ob jemand nach der Passwortänderung noch Zugang hat?+
Prüfen Sie die aktiven Sitzungen und verbundenen Geräte in den Sicherheitseinstellungen jedes Kontos, dann die Wiederherstellungsmethoden (Telefonnummer, Zweit-E-Mail). Sehen Sie dort ein Gerät oder eine Nummer, die nicht Ihre ist, trennen und löschen Sie sie.
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