Einfaches CRM in Google Sheets: Welche Spalten ich anlege, damit kein Lead verloren geht

Die meisten Leads gehen nicht verloren, weil Sie schlecht verkaufen. Sie gehen verloren, weil niemand irgendwo notiert hat „ich rufe ihn Donnerstag an“. Jemand ruft Sie an, Sie sagen „ich schicke Ihnen das Angebot“, dann kommt das Tagesgeschäft dazwischen, und zwei Wochen später hat die Person bei jemand anderem unterschrieben. Das ist kein Talentproblem, sondern ein Gedächtnisproblem.

Die gute Nachricht: Sie brauchen keine bezahlte Software, um das zu beheben. Eine einzige Google-Sheets-Datei mit den richtigen Spalten erledigt die Aufgabe für ein kleines Unternehmen. Sie ist kostenlos, öffnen Sie sie am Handy und am Laptop, und wenn Sie sie richtig aufbauen, sagt sie Ihnen von selbst, wen Sie heute anrufen müssen. Ich zeige Ihnen genau, welche Spalten ich anlege und, noch wichtiger, welche Spalte das Versickern tatsächlich stoppt.

Warum Sie Leads verlieren (und warum es nicht am Verkauf liegt)

Das Versickern kommt nicht vom Preis oder von der Gesprächsführung. Es kommt daher, dass Sie sich auf Ihr Gedächtnis verlassen. Jemand schreibt Ihnen auf WhatsApp, Sie antworten, dann tauchen zehn andere Dinge auf, und Sie behalten nur den vagen Eindruck „ich muss jemanden zurückrufen“. Ohne einen Ort, an dem es schwarz auf weiß steht, verliert das Gehirn den Faden.

Eine gut gemachte Tabelle verwandelt Gedächtnis in eine Abhakliste. Sie müssen sich an nichts mehr erinnern: Sie öffnen morgens die Datei, sortieren nach dem Datum des nächsten Kontakts und sehen genau, wer eine Antwort von Ihnen erwartet. Das ist die ganze Magie. Sie brauchen keine künstliche Intelligenz, Sie brauchen eine Spalte mit einem Datum darin.

Die Spalten, die ich anlege, eine nach der anderen

Ich halte die Dinge einfach. Eine Zeile = ein Lead. Das sind die Spalten:

• Datum des Erstkontakts — wann die Person aufgetaucht ist
• Name/Firma — mit wem ich spreche
• Quelle — woher es kam (Empfehlung, Google, Instagram, Anruf)
• Kontakt — Telefon, E-Mail oder direkter WhatsApp-Link
• Bedarf — ein Satz zum Bedarf („Website für einen Salon“, „Menü-Neugestaltung“)
• Status — Neu, Kontaktiert, Angebot gesendet, Wartend, Gewonnen, Verloren
• Nächster Schritt — was ich konkret zu tun habe
• Follow-up-Datum — wann ich diesen Schritt mache
• Geschätzter Wert — wie viel es einbringen würde
• Notizen — jedes Detail, das beim nächsten Gespräch hilft

Zehn Spalten, keine mehr. Wenn Sie zwanzig hinzufügen, füllen Sie die Tabelle nicht mehr aus, und sie stirbt innerhalb einer Woche.

Die Spalte, die das Versickern stoppt: „Nächster Schritt“ + „Datum“

Wenn Sie sich nur eine Sache aus diesem Artikel merken, dann diese. Jeder aktive Lead muss immer einen nächsten Schritt und ein Datum haben, an dem Sie ihn ausführen. Nicht „ich rufe ihn irgendwann mal an“, sondern „ich schicke das Angebot am 14. Juli“.

Die Regel ist einfach: Wenn eine Zeile kein Datum in der Follow-up-Spalte hat, ist der Lead praktisch vergessen. Beenden Sie also nie ein Gespräch, ohne dort ein Datum einzutragen – auch wenn es „in einem Monat erneut bestätigen“ heißt.

Morgens sortieren Sie die Tabelle nach der Spalte Follow-up-Datum, vom ältesten beginnend. Alles mit dem heutigen Datum oder aus der Vergangenheit ist Ihre Anrufliste. Das war's. Sie übersehen niemanden, weil das System die Übersicht behält, nicht Ihr Gedächtnis.

Drei Google-Sheets-Tricks, die die Tabelle lebendig machen

Sheets bietet ein paar Funktionen, die die Tabelle von einer toten Liste in ein kleines System verwandeln:

• Dropdown für Status. Wählen Sie die Spalte Status, gehen Sie zu Daten > Datenvalidierung und legen Sie eine feste Liste fest. Sie tippen nicht mehr von Hand, sondern wählen nur aus. Die Daten bleiben sauber, und Sie können korrekt filtern.

• Bedingte Formatierung. Färben Sie Zeilen rot, bei denen das Follow-up-Datum überschritten ist. Format > Bedingte Formatierung, eine Regel „Datum liegt vor heute“. Sie öffnen die Datei, und Verzögerungen springen Ihnen sofort ins Auge.

• Gefilterte Ansichten. Mit einem Filter sehen Sie nur Neu und Angebot gesendet, also die warmen Leads, ohne dass Sie die gewonnenen oder verlorenen ablenken.

Zehn Minuten Einrichtung, dann arbeitet die Tabelle für Sie.

Fehler, die Sie vermeiden sollten

Ich habe bei vielen Unternehmern dieselben Fallen gesehen:

• Zu viele Spalten. Je komplizierter, desto seltener füllen Sie sie aus. Beginnen Sie minimal, fügen Sie nur hinzu, was Sie wirklich nutzen.

• Eine Zeile pro Anruf statt einer Zeile pro Lead. Behalten Sie eine einzige Zeile pro Person und schreiben Sie die Historie in die Notizen. Sonst verdoppelt sich alles.

• Kein Status „Verloren“ und kein Grund. Notieren Sie, warum Sie verloren haben („zu teuer“, „hat sich für jemand anderen entschieden“). Nach ein paar Monaten sehen Sie das Muster und passen Ihr Angebot an.

• Sie öffnen sie nicht täglich. Ein nicht ausgefülltes CRM ist kein CRM, sondern ein Kontaktfriedhof. Fünf Minuten am Morgen machen den ganzen Unterschied.

Einfache Disziplin schlägt jedes Mal ein kompliziertes Tool.

Wenn die Tabelle nicht mehr ausreicht

Google Sheets ist am Anfang perfekt und hält erstaunlich lange durch. Die Anzeichen, dass Sie darüber hinausgewachsen sind: Mehrere Personen arbeiten parallel und kommen sich in die Quere, Sie wollen automatisierte Follow-up-Nachrichten, oder Sie brauchen Berichte, die Sie mühsam von Hand erstellen.

Dann lohnt sich ein echtes CRM oder ein kleines, auf Ihren Bedarf zugeschnittenes System. Wir bei MPO Web Studio arbeiten remote im ganzen Land und starten bei dem, was Sie bereits haben – wir verkaufen Ihnen kein aufgeblähtes Tool, das Sie nicht brauchen. Wir können Ihnen sogar kostenlos eine Demo bauen, damit Sie sehen, bevor Sie etwas bezahlen.

Wenn Sie einen Blick auf Ihre Tabelle werfen oder einen nächsten Schritt besprechen möchten, schreiben Sie uns auf WhatsApp. Eine kurze Nachricht reicht.