Rechnungsstellung und e-Factura mit der Website verbunden: So automatisieren Sie Dokumente nach einer Bestellung

Der nervigste Teil einer Bestellung ist nicht der Verkauf, sondern das, was danach kommt: Sie öffnen das Rechnungsprogramm, kopieren Name, Steuernummer, Adresse, Produkte, stellen die Rechnung aus, senden sie per E-Mail und laden sie dann noch ins SPV-Portal für die e-Factura hoch. Dreimal am Tag geht das noch. Vierzigmal am Tag, abends, haben Sie einen Berg unausgestellter Rechnungen und einen Kunden, der fragt: "Wo ist meine Rechnung?"

Seit dem 1. Januar 2025 ist laut rumänischem Finanzministerium die e-Factura auch im Verhältnis zu Privatpersonen (B2C) verpflichtend, nicht mehr nur zwischen Firmen. Das bedeutet, das Dokument muss auch ins SPV-Portal der ANAF gelangen, nicht nur zum Kunden. Die gute Nachricht: diese ganze Kette lässt sich direkt mit der Website verbinden, sodass Sie die Tastatur nicht mehr anfassen müssen.

Was "mit der Website verbundene Rechnung" bedeutet

Die Idee ist einfach: Ihre Website erstellt die Rechnung nicht, sondern gibt einen Auftrag an das Programm, das weiß, wie man sie rechtskonform erstellt. Die Bestellung geht auf der Website ein, und die Website sendet die Daten automatisch an Oblio, SmartBill oder FGO. Das Programm stellt die Rechnung aus, legt sie im SPV-Portal für die e-Factura ab und sendet sie per E-Mail an den Kunden. Sie sehen alles fertig, ohne etwas eingetippt zu haben.

Der Ablauf sieht so aus:

• Der Kunde gibt die Bestellung auf der Website auf (Shop oder Formular)
• Die Website sendet die Daten an das Rechnungsprogramm, über dessen Modul oder API
• Die Rechnung wird ausgestellt mit Ihrer Serie und Nummer, steuerlich korrekt
• Die e-Factura wird automatisch ins SPV-Portal übertragen, ohne dass Sie manuell in ANAF einloggen
• Der Kunde erhält das PDF per E-Mail innerhalb weniger Sekunden

Unsere Arbeitsregel: jeder Schritt, den Sie mehr als zehnmal pro Woche manuell ausführen, ist ein Schritt, der verschwinden muss.

Online-Shop: das fertige Modul

Wenn Sie einen Shop auf WooCommerce haben, ist das der einfachste Fall. Sowohl Oblio als auch SmartBill bieten ein fertiges Modul: Sie installieren es, geben die Verbindungsdaten ein (E-Mail + API-Schlüssel aus Ihrem Rechnungskonto) und fertig. Bei jeder bezahlten Bestellung wird die Rechnung automatisch ausgestellt und ins SPV-Portal übertragen.

Einige Dinge, die in der Praxis wichtig sind, damit es sauber läuft:

• Die Produktcodes (SKU) auf der Website müssen identisch sein mit denen im Rechnungsprogramm, sonst kommt die Rechnung mit falschen Produkten heraus
• Die Mehrwertsteuersätze müssen an beiden Orten gleich eingestellt sein
• Privatperson vs. Firma — das Checkout-Formular muss die Steuernummer abfragen, wenn der Kunde eine Firma ist, damit Sie nicht B2C ausstellen, wo es B2B war

Wenn Sie einfache Produkte verkaufen und alles von Tag eins an automatisch möchten, nimmt Ihnen ein Online-Shop ab 690 € mit fertig eingerichtetem Rechnungsmodul die größte Kopfschmerzen hinter dem Verkauf ab.

Website oder Formular: geht auch ohne Shop

Sie brauchen keinen kompletten Shop, um die Rechnungsstellung zu automatisieren. Viele Dienstleistungsunternehmen — eine Praxis, eine Werkstatt, ein Berater — erhalten Bestellungen über ein einfaches Formular oder einen Zahlungsbutton. Auch dort lässt sich die Rechnung verbinden.

Wenn jemand das Formular ausfüllt und bezahlt, können seine Daten direkt per API an Oblio oder SmartBill gehen, und die Rechnung wird genauso automatisch versendet wie bei einem Shop. Das ist ideal für eine Website ab 490–890 €, die täglich ein paar Bestellungen erhält und nicht die Komplexität eines ganzen Shops möchte.

Oblio vs. SmartBill: kurz gefasst

Beide erledigen dasselbe Hauptziel — sie stellen die Rechnung aus und senden sie automatisch ins SPV-Portal für die e-Factura. Die Wahl hängt eher von Ihrem Buchhalter ab und davon, was Sie bereits nutzen. Ein paar Punkte:

• Oblio — kostenloses WooCommerce-Modul, offene API, direkte Integration mit e-Factura, sobald Sie den Token vom digitalen Zertifikat hinterlegen
• SmartBill — sehr verbreitet, Rechnungen an Privatpersonen fließen seit 2025 automatisch in das, was ans SPV-Portal gesendet wird, ohne Einstellungen zu ändern
• FGO — eine weitere Option mit API, die Integrationsarchitektur ist fast identisch

Unser ehrlicher Rat: Fragen Sie Ihren Buchhalter, was Sie bereits nutzen, und wir verbinden die Website damit. Wechseln Sie das Rechnungsprogramm nicht wegen der Website.

Was es kostet, die Rechnungsstellung mit der Website zu verbinden

Die Kosten der Integration liegen nicht in der Website, sondern darin, wie sauber die Daten fließen müssen. Hier unsere Richtwerte:

Das Rechnungsprogramm (Oblio, SmartBill) hat sein eigenes Abonnement, getrennt von uns — meist einige Dutzend Euro pro Jahr. Wir verbinden die Website damit.

Wenn Sie zuerst sehen möchten, was eine Website generell kostet, haben wir einen eigenen Leitfaden über was eine Website kostet. Und wenn Sie sich noch fragen, warum Sie eine Website brauchen und nicht nur eine Social-Media-Seite, beginnen Sie dort.

Wie wir starten

Wir fragen Sie drei Dinge: welches Rechnungsprogramm Sie nutzen (oder nutzen möchten), ob Sie an Privatpersonen, Firmen oder beide verkaufen, und wie viele Bestellungen Sie pro Tag erhalten. Aus den Antworten wissen wir genau, welches Modul oder welche API wir verbinden müssen.

Wir erstellen Ihnen eine kostenlose Demo-Website mit fertig eingerichtetem Bestellablauf, damit Sie mit eigenen Augen sehen, wie eine Bestellung sich selbst in Rechnung und e-Factura verwandelt. Schreiben Sie uns auf WhatsApp: wa.me/40750257140.