Wie Sie herausfinden, aus welchem Kanal jeder Bewerber kommt, ohne teure Recruiting-Software

Sie schalten eine Anzeige auf Facebook, eine weitere auf der Website, erzählen ein paar Bekannten davon. Zwei Wochen später haben Sie zehn Bewerber und keine Ahnung, woher jeder gekommen ist. So läuft es meistens: Geld und Zeit fließen gleichmäßig in alle Kanäle, obwohl die meisten guten Leute aus einem einzigen kommen.

Die gute Nachricht: Sie brauchen kein ATS für ein paar hundert Euro im Monat, um das herauszufinden. Sie brauchen eine Gewohnheit und ein paar kostenlose Tricks. In diesem Artikel zeige ich Ihnen genau, wie Sie jeden Bewerber einer Quelle zuordnen, mit einer Tabelle, eindeutigen Links und einer einfachen Frage — Dinge, die Sie noch heute einrichten können.

Warum sich der Aufwand lohnt: Schneiden Sie nicht den falschen Kanal weg

Ohne Daten werden Entscheidungen aus dem Bauch heraus getroffen. „Facebook funktioniert nicht“ — aber sind nicht gerade von dort die Leute gekommen, die auch geblieben sind? Oder bringen Empfehlungen weniger Bewerber, aber die passendsten?

Wenn Sie die Quelle jedes Bewerbers kennen, können Sie Fragen beantworten, die wirklich zählen:

• Welcher Kanal bringt mir die meisten Bewerber?
• Welcher Kanal bringt mir Bewerber, die es zum Vorstellungsgespräch schaffen, nicht nur Bewerbungen?
• Wo habe ich umsonst Geld für Werbung ausgegeben?

Der Unterschied zwischen „ich glaube“ und „ich weiß“ ist enorm. Ein Unternehmer, der seine Quellen kennt, steckt Geld und Zeit dorthin, wo sie Früchte tragen, statt den Aufwand überall zu verteilen.

Die Grundmethode: eine Spalte „Quelle“ in einer Tabelle

Das gesamte System basiert auf einem einzigen Reflex: Jedes Mal, wenn ein Bewerber eingeht, notieren Sie, woher er kam. Sie brauchen nichts weiter als ein kostenloses Google Sheet.

Die Mindestspalten:

• Datum
• Name des Bewerbers
• Kontakt (Telefon/E-Mail)
• Quelle (Facebook, Website, Empfehlung, Kleinanzeigen-Portal, Plakat usw.)
• Status (beworben / angerufen / Vorstellungsgespräch / eingestellt)

Der Schlüssel ist, die Spalte „Quelle“ im Moment des Kontakts auszufüllen, nicht eine Woche später aus dem Gedächtnis. Wenn Sie ein Formular verwenden (Google Forms funktioniert perfekt und ist kostenlos), stellen Sie dort eine Pflichtfrage: „Woher haben Sie von diesem Job erfahren?“, mit festen Antwortoptionen. So kommen die Daten automatisch herein, sauber, ohne dass Sie sie selbst eintippen.

Eindeutige Links: Lassen Sie den Kanal sich selbst identifizieren

Das Problem mit der direkten Frage ist, dass Menschen vergessen oder mit „aus dem Internet“ antworten. Die Lösung ist, sich nicht auf ihr Gedächtnis zu verlassen, sondern auf den Link, den sie angeklickt haben.

Wenn Sie Bewerber zu einer Seite oder einem Formular schicken, erstellen Sie für jeden Kanal einen anderen Link:

• Im Facebook-Beitrag setzen Sie einen Link
• Auf der Website einen anderen Link
• In Nachrichten an Bekannte einen dritten

Sie können kostenlose UTM-Parameter verwenden (z.B. fügen Sie ?quelle=facebook am Ende der Adresse hinzu) oder, einfacher, separate Google-Formulare — eines pro Kanal. Jedes Formular schreibt in ein eigenes Tabellenblatt, sodass Sie schwarz auf weiß sehen, wie viele Bewerber jeder Kanal gebracht hat, ohne irgendjemanden zu fragen. Es ist kostenlos und erfordert keine technischen Kenntnisse.

E-Mail und dedizierte Nummern für Fälle ohne Formular

Manchmal haben Sie kein Formular, sondern bitten die Leute, den Lebenslauf zu schicken. Auch hier können Sie die Quelle mühelos herausfinden.

Zwei kostenlose Tricks:

• E-Mail-Aliase. Wenn Sie Gmail haben, funktioniert Ihre Adresse auch mit einem Plus: karriere+facebook@... und karriere+website@... landen im selben Postfach, aber Sie können nach dem filtern, was nach dem Plus steht. Setzen Sie die Adresse mit +facebook in die Facebook-Anzeige und fertig.

• Codes im Text. Bitten Sie den Bewerber, ein Wort in die Betreffzeile zu schreiben: „CODE FB“ in der Facebook-Anzeige, „CODE WEB“ auf der Website. Wer den Lebenslauf schickt, fügt den Code hinzu, und Sie sortieren sofort.

Nicht elegant, aber es funktioniert und kostet nichts. Wichtig ist die Konsequenz: Wählen Sie einen Trick und nutzen Sie ihn jedes Mal auf die gleiche Weise.

Wie Sie die Tabelle in Entscheidungen verwandeln

Daten haben keinen Wert, wenn sie nur eine Liste bleiben. Schauen Sie sich am Monatsende zwei Dinge an, nicht nur die Menge.

Zählen Sie nicht nur, wie viele Bewerber jeder Kanal gebracht hat, sondern auch, wie viele weitergekommen sind. Ein Kanal bringt vielleicht viele Leute, die nicht zum Vorstellungsgespräch erscheinen, ein anderer wenige, aber ernsthafte. Vergleichen Sie Quelle mit Status: Wie viele von Facebook kamen zum Vorstellungsgespräch im Vergleich zu Empfehlungen?

Dann handeln Sie einfach: Sie stecken mehr Aufwand (und, wenn es Werbung ist, mehr Geld) in den Kanal, der bleibende Leute bringt, und reduzieren den, der nur die Inbox füllt. Nach zwei bis drei Monaten Verfolgung wissen Sie, was für Ihr Unternehmen funktioniert, nicht was „allgemein“ funktioniert.

Wann sich doch ein Tool lohnt — und wann nicht

Das System mit Tabelle und Links reicht für eine Firma, die ein paar Leute pro Jahr einstellt. Ein bezahltes ATS wird erst nützlich, wenn Sie Dutzende offene Stellen gleichzeitig haben, ein ganzes Team, das rekrutiert, oder komplexe Automatisierungen brauchen. Bis dahin zahlen Sie für Funktionen, die Sie nicht nutzen.

Wenn Sie etwas Saubereres als ein Sheet möchten — eine Karriereseite auf Ihrer Website, mit separaten Formularen pro Kanal, die die Quelle automatisch ausfüllen und Ihnen die Bewerber organisiert schicken — das lässt sich einmalig bauen, ohne monatliches Abo.

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