So fügen Sie Mitarbeiter und Agenturen als Administratoren zu Ihrem Google Business Profile hinzu (ohne das Passwort weiterzugeben)

Sie haben ein lokales Unternehmen, ein Profil bei Google, und jetzt möchten Sie, dass die Rezeptionistin auf Bewertungen antwortet oder eine Agentur Beiträge veröffentlicht. Der erste Impuls ist, Benutzername und Passwort des Gmail-Kontos weiterzugeben. Das ist die schlechteste denkbare Idee — und zum Glück auch völlig unnötig.

Google hat ein Rollensystem genau für diesen Zweck: Sie geben jeder Person kontrollierten Zugriff, ohne Ihr Konto herzugeben. Verlässt morgen ein Mitarbeiter das Unternehmen oder trennen Sie sich von der Agentur, entziehen Sie den Zugriff mit einem Klick — das Profil bleibt Ihres. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, was jede Rolle bedeutet, wie Sie jemanden Schritt für Schritt hinzufügen und welche Rolle Sie einer Agentur geben sollten, damit Sie nie von Ihrem eigenen Unternehmen ausgesperrt werden.

Die goldene Regel: Geben Sie niemals Ihr Passwort weiter

Der häufigste Fehler ist, Benutzername und Passwort des Google-Kontos statt Zugriff über Rollen zu vergeben. Das ist aus mehreren Gründen gefährlich:

• Wer das Passwort hat, sieht Ihr gesamtes Google-Konto — Gmail, Drive, Photos, nicht nur das Unternehmensprofil.
• Sie können nicht sehen, wer was geändert hat; alles erscheint als von Ihnen gemacht.
• Ändern Sie das Passwort, verliert die Person den Zugriff aufs Profil zusammen mit allem anderen.
• Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) wird blockiert oder muss deaktiviert werden, was Ihre Sicherheit schwächt.

Das Rollensystem löst all das: Jede Person meldet sich mit ihrem eigenen Google-Konto an, Sie sehen klar, wer Inhaber und wer Manager ist, und der Zugriff wird individuell entzogen. Verlangt eine Agentur Ihr Passwort statt einer Einladung an ihr Konto, ist das das erste Warnsignal.

Die drei Rollen und was jede davon kann

Google nutzt derzeit drei Rollen. Der Unterschied zwischen ihnen liegt darin, wer Personen verwaltet und wer das Profil löschen kann:

• Hauptinhaber (Primary owner): eine einzige Person, volle Kontrolle. Kann Inhaber und Manager hinzufügen und entfernen, das Eigentum übertragen und das Profil löschen.
• Inhaber (Owner): fast alles, was der Hauptinhaber kann — einschließlich Manager und andere Inhaber hinzufügen und entfernen — kann aber den Hauptinhaber nicht entfernen und das Haupteigentum nicht übertragen.
• Manager: kann Informationen bearbeiten, auf Bewertungen antworten, Beiträge veröffentlichen, auf Nachrichten antworten und Statistiken einsehen. Kann keine Nutzer hinzufügen oder entfernen, das Eigentum nicht übertragen und das Profil nicht löschen.

Kurz gesagt: Der Manager verwaltet den Inhalt, der Inhaber verwaltet zusätzlich die Personen. Sie sollten immer Hauptinhaber bleiben.

Schritt für Schritt: Wie Sie jemanden hinzufügen

Melden Sie sich mit dem Google-Konto an, das bereits Inhaber des Profils ist, dann:

• Suchen Sie den Namen des Unternehmens bei Google oder öffnen Sie das Profil über Suche/Maps als Inhaber.
• Öffnen Sie das Verwaltungsmenü des Profils, dann Unternehmensprofil-Einstellungen und den Abschnitt „Personen und Zugriff“ (People and access).
• Klicken Sie auf „Hinzufügen“ und geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein — sie muss mit einem Google-Konto verknüpft sein.
• Wählen Sie die Rolle: Inhaber oder Manager.
• Senden Sie die Einladung.

Die Person erhält eine E-Mail und muss die Einladung annehmen; bis dahin erscheint sie als „eingeladen“, nicht als aktiver Administrator. Es wird nichts aus Ihrem Konto übertragen — die Person meldet sich mit ihrem eigenen Konto an und sieht nur das Profil, auf dem Niveau der erhaltenen Rolle.

Welche Rolle Sie geben: Mitarbeiter vs. Agentur

Die praktische Regel: Geben Sie die kleinste Rolle, mit der die Aufgabe erledigt werden kann.

• Mitarbeiter (Rezeption, interner Marketing-Mitarbeiter): Manager. Kann auf Bewertungen antworten, Beiträge veröffentlichen und Öffnungszeiten aktualisieren, ohne das Risiko, Sie zu entfernen oder das Profil zu löschen.
• Agentur: fast immer ebenfalls Manager. Eine seriöse Agentur braucht keine Inhaber-Rolle, um Ihr Profil zu verwalten — Beiträge, Bewertungen, Nachrichten und Statistiken sind alle für einen Manager zugänglich.
• Sie: bleiben immer Hauptinhaber.

Besteht eine Agentur auf der Rolle „Owner“ oder will sie, schlimmer noch, Ihr Profil auf ihrem eigenen Konto anlegen, stoppen Sie. So verlieren Sie am Ende die Kontrolle über Ihre eigene Google-Präsenz, falls die Beziehung zerbricht.

Wie Sie Zugriff entziehen und Eigentum übertragen

Den Zugriff zu entziehen ist einfach: Unter „Personen und Zugriff“ klicken Sie auf die Person und wählen „Entfernen“. Die Wirkung ist sofort.

Haben Sie jemandem, der geht, die Inhaber-Rolle gegeben, denken Sie daran: Nur der Hauptinhaber kann andere Inhaber entfernen — ein weiterer Grund, diese Rolle nicht leichtfertig zu vergeben.

Die Übertragung des Haupteigentums erfolgt nur, wenn Sie das Unternehmen tatsächlich übergeben: Fügen Sie die Person zuerst als Inhaber hinzu, dann wählen Sie in ihrem Eintrag „Haupteigentum übertragen“. Nutzen Sie das nicht als bloße Bequemlichkeit.

Hat eine alte Agentur Ihr Profil erstellt und behält es auf ihrem Konto, können Sie die Übertragung oder die Beanspruchung des Profils über Google verlangen. Antworten sie innerhalb einer bestimmten Frist nicht, hat Google einen Prozess, mit dem Sie die Kontrolle übernehmen können.

Häufige Fehler und wie wir arbeiten

Einige Fallstricke, die Sie vermeiden sollten:

• Passwort statt Einladung — legt das gesamte Konto offen.
• Profil, von einer Agentur auf ihrem eigenen Konto erstellt — hält Sie in Geiselhaft.
• Inhaber-Rolle an alle vergeben — Sie verlieren die Kontrolle über die Personen.
• Ein einziger Inhaber, ohne Backup — verlieren Sie den Zugriff auf dieses Konto, haben Sie ein ernstes Problem.

Bei MPO Web Studio arbeiten wir remote, im ganzen Land, und wenn wir ein Google-Profil verwalten, bitten wir immer nur um die Manager-Rolle — Sie bleiben Hauptinhaber mit voller Kontrolle. Wir können Ihnen anhand einer Demo zeigen, wie alles aussieht, bevor Sie irgendeinen Zugriff gewähren. Möchten Sie Hilfe, um Ihre Rollen korrekt einzurichten oder ein von jemand anderem gehaltenes Profil zurückzuholen, schreiben Sie uns auf WhatsApp, wir lösen das gemeinsam.