Un CRM simple sur Google Sheets : les colonnes exactes pour ne perdre aucun prospect

La plupart des prospects ne sont pas perdus parce que vous vendez mal. Ils sont perdus parce que personne n'a noté « le rappeler jeudi ». Quelqu'un vous contacte, vous dites « je vous envoie le devis », le quotidien reprend le dessus, et deux semaines plus tard il a signé ailleurs. Ce n'est pas un problème de talent, c'est un problème de mémoire.

Bonne nouvelle : pas besoin de logiciel payant pour régler ça. Un seul fichier Google Sheets, avec les bonnes colonnes, suffit pour une petite entreprise. C'est gratuit, vous l'ouvrez depuis votre téléphone ou votre ordinateur, et bien construit, il vous dit tout seul qui appeler aujourd'hui. Je vais vous montrer exactement quelles colonnes j'utilise et, surtout, laquelle arrête vraiment la fuite.

Pourquoi vous perdez des prospects (et pourquoi ce n'est pas la vente)

La fuite ne vient pas de votre prix ni de votre discours. Elle vient du fait que vous vous fiez à votre mémoire. Quelqu'un vous écrit sur WhatsApp, vous répondez, puis dix autres choses arrivent et il vous reste une vague impression qu'il « faut recontacter quelqu'un ». Sans un endroit où c'est écrit noir sur blanc, le cerveau perd le fil.

Un tableau bien fait transforme la mémoire en liste à cocher. Vous n'avez plus rien à retenir : vous ouvrez le fichier le matin, vous triez par date de prochain contact, et vous voyez exactement qui attend une réponse de votre part. C'est toute l'astuce. Pas besoin d'intelligence artificielle, il vous faut une colonne avec une date dedans.

Les colonnes que j'utilise, une par une

Je fais simple. Une ligne = un prospect. Voici les colonnes :

• Date du premier contact — quand la personne est apparue
• Nom / entreprise — à qui je parle
• Source — d'où il vient (recommandation, Google, Instagram, appel)
• Contact — téléphone, e-mail ou lien WhatsApp direct
• Ce qu'il veut — une phrase sur le besoin (« site pour un salon », « refonte du menu »)
• Statut — Nouveau, Contacté, Devis envoyé, En attente, Gagné, Perdu
• Prochaine étape — ce que j'ai concrètement à faire
• Date de relance — quand je fais cette étape
• Valeur estimée — ce que ça rapporterait
• Notes — tout détail utile à la prochaine discussion

Dix colonnes, pas une de plus. Ajoutez-en vingt et vous cesserez de le remplir : le tableau meurt en une semaine.

La colonne qui arrête la fuite : « Prochaine étape » + « Date »

Si vous ne retenez qu'une chose de cet article, c'est celle-ci. Chaque prospect vivant doit toujours avoir une prochaine étape et une date à laquelle vous la faites. Pas « je le rappellerai un jour », mais « envoyer le devis le 14 juillet ».

La règle est simple : si une ligne n'a pas de date dans la colonne de relance, le prospect est de fait oublié. Alors vous ne terminez jamais une discussion sans y mettre une date — même si c'est « reconfirmer dans un mois ».

Le matin, vous triez le tableau par date de relance, du plus ancien au plus récent. Tout ce qui est daté d'aujourd'hui ou avant, c'est votre liste d'appels. C'est tout. Vous n'oubliez personne, parce que c'est le système, pas votre mémoire, qui suit.

Trois astuces Google Sheets qui donnent vie au tableau

Sheets propose quelques fonctions qui transforment le tableau d'une liste morte en petit système :

• Un menu déroulant pour le Statut. Sélectionnez la colonne Statut, allez dans Données > Validation des données, et définissez une liste fixe. Fini la saisie à la main : vous choisissez. Les données restent propres et les filtres fonctionnent.

• La mise en forme conditionnelle. Colorez en rouge les lignes dont la date de relance est passée. Format > Mise en forme conditionnelle, une règle « la date est antérieure à aujourd'hui ». Vous ouvrez le fichier et les retards sautent aux yeux.

• Les vues filtrées. Avec un filtre, vous ne voyez que Nouveau et Devis envoyé — les prospects chauds — sans être distrait par les gagnés ou perdus.

Dix minutes de réglage, puis le tableau travaille pour vous.

Les erreurs à éviter

J'ai vu les mêmes pièges chez beaucoup d'entrepreneurs :

• Trop de colonnes. Plus c'est compliqué, moins vous le remplissez. Commencez minimal, ajoutez seulement ce que vous utilisez vraiment.

• Une ligne par appel au lieu d'une ligne par prospect. Gardez une seule ligne par personne et mettez l'historique dans les Notes. Sinon tout se dédouble.

• Pas de statut « Perdu » ni de raison. Notez pourquoi vous avez perdu (« trop cher », « a choisi un autre »). Après quelques mois vous verrez le schéma et ajusterez votre offre.

• Ne pas l'ouvrir chaque jour. Un CRM non rempli n'est pas un CRM, c'est un cimetière de contacts. Cinq minutes le matin font toute la différence.

La discipline simple bat l'outil compliqué à chaque fois.

Quand le tableau ne suffit plus

Google Sheets est parfait au début et tient étonnamment longtemps. Les signes que vous l'avez dépassé : plusieurs personnes y travaillent en même temps et se marchent dessus, vous voulez des relances automatiques, ou il vous faut des rapports que vous faites à la main et ça fait mal.

C'est là qu'un vrai CRM ou un petit système fait sur mesure devient rentable. Chez MPO Web Studio, nous travaillons à distance dans tout le pays et nous partons de ce que vous avez déjà — nous ne vous vendons pas un outil gonflé dont vous n'avez pas besoin. Nous pouvons même vous construire une démo gratuite pour que vous voyiez avant de payer quoi que ce soit.

Si vous voulez un regard extérieur sur votre tableau ou discuter d'une étape suivante, écrivez-nous sur WhatsApp. Un court message suffit.