Weboldali chatbot, amely éjjel és hétvégén is fogadja a foglalásokat, amikor zárva vagy

A foglalási kérések többsége nem akkor érkezik, amikor épp az íróasztalodnál ülsz. Késő este jönnek, amikor valaki már befejezte a napját, és végre van ideje szalont, klinikát vagy szervizt keresni. Vasárnap reggel jönnek, amikor zárva vagy. És ha a weboldalad abban a pillanatban csak némán ül a helyén, az ügyfél bezárja a fület, és felhívja a következő nevet a listán.

Egy jól felépített chatbot nem egy idegesítő robot, amely mindenkit félbeszakít. Egy egyszerű asszisztens, amely, amikor te nem tudsz válaszolni, megkérdezi, milyen szolgáltatásra van szüksége az illetőnek, melyik napra, lefoglal neki egy időpontot, és reggel elküldi neked a részleteket. Semmiről nem maradsz le, az ügyfél pedig úgy távozik, hogy kiszolgálták, nem pedig figyelmen kívül hagyták. Ebben a cikkben konkrétan megmutatom, hogyan működik, és mit érdemes elkerülni.

Miért veszítesz foglalásokat pont akkor, amikor nem vagy a telefon mellett

Gondolj a saját szokásaidra. Amikor új fodrászt vagy fogorvost keresel, azt ritkán teszed délelőtt 11-kor, munkaidőben. Este teszed, a telefonodon, az ágyban. Az ügyfeleid pontosan ugyanígy tesznek.

A gond az, hogy azokban az órákban te nem tudsz válaszolni. Egy ügyfélnek pedig, aki most akar foglalni, nincs türelme. Ha nem kap semmilyen jelet arról, hogy a kérését rögzítették, továbbáll. Ez nem hűtlenség, csak sietség.

• esténként és éjszaka, amikor az embereknek végre van idejük keresgélni
• hétvégén, amikor a legtöbb helyi vállalkozás zárva van
• ebédszünetben és azokban az órákban, amikor épp egy ügyféllel vagy elfoglalva

Egy chatbot nem ad el helyetted. Csak elkapja a kérést abban a pillanatban, amikor egyébként elveszne.

Mit csinál valójában egy foglalási chatbot (és mit NEM)

Egy jó foglalási chatbot egyszerű és kiszámítható. Nem próbál embernek tűnni vagy filozófiai beszélgetéseket folytatni. Egyetlen dolgot csinál: elvezeti az illetőt az „időpontot szeretnék” állapottól azokig a részletekig, amelyekre valóban szükséged van.

Egy egészséges folyamat nagyjából így néz ki:

• köszön, és megkérdezi, milyen szolgáltatásra van szükség (hajvágás, kezelés, konzultáció)
• rákérdez a kívánt napra és idősávra
• elkér egy nevet és egy telefonszámot vagy WhatsApp-számot
• megerősíti, hogy megkapta a kérést, és hogy reggel visszajelzel a végleges visszaigazolással

Amit NEM szabad tennie: pontos időpontot ígérni a te megerősítésed nélkül, ha nincs valós naptárhoz kötve. Jobb, ha azt mondja, hogy „feljegyeztük, holnap reggelig visszaigazoljuk az időpontodat”, mint hogy dupla foglalást csináljon. Az őszinteség itt megóv a dühös ügyfelektől.

Egyszerű vs. naptárhoz kötött: válassz a vállalkozásod szerint

Két szint létezik, és nem feltétlenül a drágábbra van szükséged.

Az egyszerű változat: a chatbot összegyűjti a kérést (szolgáltatás, nap, kívánt időpont, elérhetőség), és elküldi neked e-mailben vagy WhatsAppon. Te reggel manuálisan visszaigazolsz. Olcsó, gyorsan beállítható, és a legtöbb kisvállalkozást lefedi. Az ügyfél nem kap garantált időpontot, de megkapja a bizonyosságot, hogy meghallgatták.

A kapcsolt változat: a chatbot valós naptárhoz kapcsolódik (például egy foglalási rendszerhez), látja a szabad időpontokat, és a helyszínen lefoglalja az időt. Erőteljesebb, de megköveteli, hogy a beosztásodat fegyelmezetten vezesd abban a naptárban, különben átfedések keletkeznek.

A tanácsom: kezdd az egyszerű változattal. Ha látod, hogy elég sok kérés érkezik éjszaka, térj át a naptárra. Ne fizess a teljes automatizálásért, mielőtt megvan az azt indokló mennyiség.

Hibák, amelyek egy chatbotot a távozás okává tesznek

Egy rosszul felépített chatbot gyorsabban elüldözi az ügyfeleket, mintha egyáltalán nem is lenne. Íme, mit kerülj el:

• az agresszív felugró ablak, amely az első másodpercben az egész képernyőt átugorja, mielőtt az illető bármit is elolvasott volna
• a kis robot, amely embernek adja ki magát, majd az első kicsit szokatlan kérdésnél lefagy
• nincs egyértelmű kiút WhatsApphoz vagy telefonhoz azoknak, akik egyszerűen beszélni szeretnének
• teljesíthetetlen ígéretek, mint például egy időpont visszaigazolása ellenőrzés nélkül

Az aranyszabály: a chatbot biztonsági háló, nem fal. Könnyen figyelmen kívül hagyhatónak kell lennie azok számára, akik nem akarják, és könnyen használhatónak azok számára, akiknek szükségük van rá. És a „szeretnék egy emberrel beszélni” gombnak mindig láthatónak kell lennie. Semmi sem bosszantóbb, mint egy bottal folytatott végtelen körben ragadni.

Hogyan néz ki a gyakorlatban, az MPO Web Studiónál

Helyi vállalkozásoknak építünk weboldalakat, és az egész országban távolról dolgozunk. Ami a foglalásokat illeti, egy egyszerű folyamatot állítunk be: egy diszkrét chatgombot, amely éjjel és hétvégén megkérdezi a szolgáltatást, a napot és az elérhetőséget, majd azonnal elküldi neked a kérést WhatsAppon. Reggel ott a lista a telefonodon, és pár másodperc alatt visszaigazolsz.

Mielőtt bármit is fizetnél, előre elkészített demót építünk neked, a te vállalkozástípusodra szabva, hogy pontosan lásd, hogyan nézne ki a saját oldaladon, nem egy általános példán. Az árakat átláthatóan közöljük az elejétől kezdve, meglepetések nélkül.

Ha szeretnéd látni, hogyan kapná el a chatbot azokat a foglalásokat, amelyeket éppen most veszítesz el éjszaka, írj nekünk WhatsAppon. Megmutatjuk a demót, és őszintén megmondjuk, megéri-e a vállalkozásodnak vagy sem.