Egyszerű CRM Google Sheetsben: a pontos oszlopok, hogy soha ne veszíts el egy érdeklődőt sem

A legtöbb érdeklődőt nem azért veszíted el, mert rosszul értékesítesz. Azért veszíted el őket, mert senki sem írta fel, hogy „csütörtökön hívd fel”. Valaki megkeres, azt mondod: „elküldöm az árajánlatot”, aztán a napi munka átveszi az irányítást, és két héttel később már valaki mással írt alá. Ez nem tehetségprobléma – ez memóriaprobléma.

A jó hír: nincs szükséged fizetős szoftverre, hogy megoldd. Egyetlen Google Sheet, a megfelelő oszlopokkal, elvégzi a munkát egy kisvállalkozás számára. Ingyenes, megnyitod a telefonodról vagy a laptopodról, és ha jól építed fel, magától megmondja, kit kell ma felhívnod. Megmutatom pontosan, melyik oszlopokat használom, és ami még fontosabb, melyik oszlop állítja meg valójában a szivárgást.

Miért veszítesz el érdeklődőket (és miért nem értékesítési probléma)

A szivárgás nem az áradból vagy a prezentációdból ered. Abból ered, hogy a memóriádra hagyatkozol. Valaki ír neked WhatsAppon, válaszolsz, aztán tíz másik dolog történik, és marad benned egy homályos érzés, hogy „vissza kell hívnom valakit”. Egy hely nélkül, ahol feketén-fehéren le van írva, az agyad elejti a fonalat.

Egy jól felépített táblázat a memóriát ellenőrzőlistává alakítja. Semmire sem kell emlékezned: reggel megnyitod a fájlt, rendezed a következő kapcsolatfelvétel dátuma szerint, és pontosan azt látod, ki vár tőled választ. Ez az egész trükk. Nincs szükséged mesterséges intelligenciára – egy oszlopra van szükséged, amiben egy dátum van.

Az oszlopok, amiket használok, egyenként

Egyszerűen tartom. Egy sor = egy érdeklődő. Ezek az oszlopok:

• Első kapcsolatfelvétel dátuma – mikor jelentkezett
• Név / cég – kivel beszélek
• Forrás – honnan jött (ajánlás, Google, Instagram, hideghívás)
• Kapcsolat – telefon, e-mail vagy egy közvetlen WhatsApp-link
• Mit szeretne – egy mondat az igényről („weboldal egy szalonnak”, „menü újratervezése”)
• Státusz – Új, Megkeresve, Árajánlat elküldve, Várakozás, Megnyert, Elveszett
• Következő lépés – mit kell konkrétan tennem
• Utánkövetés dátuma – mikor teszem meg azt a lépést
• Becsült érték – mennyit ér
• Megjegyzések – bármilyen részlet, ami segíti a következő beszélgetést

Tíz oszlop, egyel sem több. Adj hozzá húszat, és abbahagyod a kitöltését, a táblázat pedig egy héten belül meghal.

Az oszlop, ami megállítja a szivárgást: „Következő lépés” + „Dátum”

Ha egy dolgot viszel magaddal ebből a cikkből, ez legyen az. Minden élő érdeklődőnek mindig kell hogy legyen egy következő lépése és egy dátuma, amikor megteszed. Nem „majd valamikor felhívom”, hanem „elküldöm az árajánlatot július 14-én”.

A szabály egyszerű: ha egy sorban nincs dátum az utánkövetés oszlopban, az az érdeklődő gyakorlatilag elfelejtve. Tehát soha nem fejezel be egy beszélgetést anélkül, hogy oda ne tennél egy dátumot – még ha csak az is, hogy „egy hónap múlva újra megerősíteni”.

Reggel rendezed a táblázatot az utánkövetés dátuma szerint, a legrégebbi elöl. Minden, aminek a mai vagy korábbi a dátuma, a hívási listád. Ennyi. Senkit sem mulasztasz el, mert a rendszer – nem a memóriád – tartja számon.

Három Google Sheets-trükk, ami életre kelti a táblázatot

A Sheetsnek van néhány funkciója, ami a táblázatot egy halott listából egy kis rendszerré alakítja:

• Legördülő lista a Státuszhoz. Jelöld ki a Státusz oszlopot, menj az Adatok > Adatérvényesítés menüponthoz, és állíts be egy rögzített listát. Nincs többé kézzel gépelés – csak választasz. Az adatok tiszták maradnak, és a szűrők rendesen működnek.

• Feltételes formázás. Színezd pirosra a sorokat, amikor az utánkövetés dátuma elmúlt. Formátum > Feltételes formázás, egy szabály arra, hogy „a dátum korábbi, mint ma”. Megnyitod a fájlt, és a lejárt érdeklődők azonnal kiugranak.

• Szűrőnézetek. Egy szűrővel csak az Új és Árajánlat elküldve érdeklődőket látod – a meleg érdeklődőket – anélkül, hogy a megnyertek vagy elveszettek elvonnák a figyelmed.

Tíz perc a beállítás, aztán a táblázat neked dolgozik.

Kerülendő hibák

Ugyanazokat a csapdákat láttam sok cégtulajdonosnál:

• Túl sok oszlop. Minél összetettebb, annál ritkábban frissíted. Kezdd minimálisan, csak azt add hozzá, amit ténylegesen használsz.

• Egy sor hívásonként egy sor érdeklődőnként helyett. Tarts egyetlen sort személyenként, és a történetet tedd a Megjegyzésekbe. Különben minden megsokszorozódik.

• Nincs „Elveszett” státusz és nincs indok. Jegyezd fel, miért veszítetted el („túl drága”, „mást választott”). Néhány hónap után látni fogod a mintázatot, és igazítasz az ajánlatodon.

• Nem nyitod meg naponta. Egy CRM, amit nem töltesz ki, nem CRM, hanem kapcsolatok temetője. Öt perc minden reggel meghozza a különbséget.

Az egyszerű fegyelem minden alkalommal legyőzi a bonyolult eszközt.

Amikor a táblázat már nem elég

A Google Sheets tökéletes az elején, és meglepően sokáig kitart. A jelek, hogy kinőtted: többen dolgoznak benne egyszerre, és egymás dolgába gázolnak, automatikus utánkövető üzeneteket szeretnél, vagy olyan jelentésekre van szükséged, amiket kézzel építesz, és fáj.

Ilyenkor térül meg egy igazi CRM vagy egy kis, az igényedre épített rendszer. Az MPO Web Studiónál távolról dolgozunk az egész ország területén, és abból indulunk ki, amid már megvan – nem adunk el neked egy felduzzasztott eszközt, amire nincs szükséged. Akár ingyenes demót is építünk neked, hogy láthasd, mielőtt bármit fizetnél.

Ha szeretnél egy második szempárt a táblázatodra, vagy egy lépéssel előrébb lépésről beszélgetnél, írj nekünk WhatsAppon. Egy rövid üzenet is elég.