Hogyan adhat hozzá alkalmazottakat és ügynökségeket adminként a Google Cégprofiljához (a jelszava megosztása nélkül)

Helyi vállalkozást vezet, a profilja fenn van a Google-ön, és most azt szeretné, hogy a recepciósa válaszoljon az értékelésekre, vagy egy ügynökség posztokat tegyen közzé. Az első ösztön az, hogy átadja nekik a Gmail-bejelentkezését és jelszavát. Ez a lehető legrosszabb ötlet — és szerencsére teljesen felesleges is.

A Google rendelkezik egy szerepkör-rendszerrel, amelyet pontosan erre találtak ki: ellenőrzött hozzáférést ad, személyről személyre, anélkül, hogy lemondana a fiókjáról. Ha egy alkalmazott holnap távozik, vagy szétválnak útjaik egy ügynökséggel, egyetlen kattintással eltávolítja a hozzáférését — a profil az öné marad. Ebben a cikkben megmutatom, mit jelent az egyes szerepkörök, hogyan adhat hozzá valakit lépésről lépésre, és melyik szerepkört adja egy ügynökségnek, hogy soha ne zárják ki a saját vállalkozásából.

Az aranyszabály: soha ne ossza meg a jelszavát

A leggyakoribb hiba, hogy szerepkör-alapú hozzáférés megadása helyett átadja a Google-fiókja bejelentkezési adatait. Ez több okból is veszélyes:

• Aki rendelkezik a jelszóval, az látja az egész Google-fiókját — Gmail, Drive, Fotók —, nemcsak a cégprofilt.
• Nem tudja megmondani, ki mit módosított; minden úgy néz ki, mintha ön tette volna.
• Amikor megváltoztatja a jelszót, az adott személy minden mással együtt elveszíti a profilhoz való hozzáférését.
• A kétlépcsős azonosítás útban van, vagy le kell tiltani, ami gyengíti a biztonságát.

A szerepkör-rendszer mindezt megoldja: minden személy a saját Google-fiókjával jelentkezik be, ön világosan látja, ki tulajdonos és ki kezelő, a hozzáférést pedig egyénileg vonja vissza. Ha egy ügynökség a jelszavát kéri ahelyett, hogy meghívást kérne a saját fiókjába, az az első vészjelzés.

A három szerepkör és mit tud mindegyik

A Google jelenleg három szerepkört használ. A köztük lévő különbség az, hogy ki kezeli az embereket, és ki törölheti a profilt:

• Elsődleges tulajdonos: egyetlen személy, teljes irányítás. Hozzáadhat és eltávolíthat tulajdonosokat és kezelőket, átruházhatja a tulajdonjogot, és törölheti a profilt.
• Tulajdonos: szinte mindent megtehet, amit az elsődleges tulajdonos — beleértve a kezelők és más tulajdonosok hozzáadását és eltávolítását —, de nem távolíthatja el az elsődleges tulajdonost, és nem ruházhatja át az elsődleges tulajdonjogot.
• Kezelő: szerkesztheti az információkat, válaszolhat az értékelésekre, közzétehet posztokat, válaszolhat üzenetekre, és megtekintheti a statisztikákat. Nem adhat hozzá és nem távolíthat el felhasználókat, nem ruházhatja át a tulajdonjogot, és nem törölheti a profilt.

Röviden: a kezelő a tartalmat kezeli, a tulajdonos az embereket is. Önnek mindig elsődleges tulajdonosnak kell maradnia.

Lépésről lépésre: hogyan adhat hozzá valakit

Jelentkezzen be azzal a Google-fiókkal, amely már a profil tulajdonosa, majd:

• Keressen rá a vállalkozása nevére a Google-ön, vagy nyissa meg a profilt a Keresésből / Térképről tulajdonosként.
• Nyissa meg a profil kezelőmenüjét, majd a Cégprofil beállításait, és a „Személyek és hozzáférés” szakaszt.
• Kattintson a „Hozzáadás” gombra, és adja meg az adott személy e-mail-címét — ennek egy Google-fiókhoz kötött címnek kell lennie.
• Válassza ki a szerepkört: Tulajdonos vagy Kezelő.
• Küldje el a meghívást.

Az adott személy kap egy e-mailt, és el kell fogadnia a meghívást; addig „meghívottként” jelenik meg, nem aktív adminként. Semmi sem kerül át a fiókjából — a saját fiókjával jelentkezik be, és csak a profilt látja, azon a szinten, amilyen szerepkört adott neki.

Melyik szerepkört adja: alkalmazott kontra ügynökség

A gyakorlati szabály: adja a legkisebb szerepkört, amely lehetővé teszi a munka elvégzését.

• Alkalmazott (recepciós, házon belüli marketinges): Kezelő. Válaszolhat az értékelésekre, közzétehet posztokat, és frissítheti a nyitvatartást, anélkül, hogy fennállna a kockázata, hogy eltávolítja önt vagy törli a profilt.
• Ügynökség: szintén Kezelő, szinte mindig. Egy komoly ügynökségnek nincs szüksége Tulajdonos szerepkörre a profil kezeléséhez — a posztok, értékelések, üzenetek és statisztikák mind elérhetők egy kezelő számára.
• Ön: mindig maradjon elsődleges tulajdonos.

Ha egy ügynökség ragaszkodik a „Tulajdonos” szerepkörhöz, vagy ami még rosszabb, a saját fiókján akarja létrehozni a profilját, álljon meg. Így fordulhat elő, hogy nem tudja irányítani a saját Google-jelenlétét, ha a kapcsolat megromlik.

Hogyan vonja vissza a hozzáférést és ruházza át a tulajdonjogot

A hozzáférés visszavonása egyszerű: a „Személyek és hozzáférés” szakaszban kattintson az adott személyre, és válassza az „Eltávolítás” lehetőséget. A hatás azonnali.

Ha Tulajdonos szerepkört adott egy távozó személynek, ne feledje, hogy csak az elsődleges tulajdonos távolíthat el más tulajdonosokat — ez még egy ok arra, hogy ne osztogassa könnyelműen ezt a szerepkört.

Az elsődleges tulajdonjog átruházása csak akkor történjen meg, amikor valóban átadja a vállalkozást: először adja hozzá a személyt Tulajdonosként, majd az ő kártyájáról válassza az „Elsődleges tulajdonjog átruházása” lehetőséget. Ne használja pusztán kényelmi okokból.

Ha egy régi ügynökség hozta létre a profilját, és a saját fiókján tartja, kérheti az átruházást, vagy igényelheti a profilt a Google-ön keresztül. Ha egy megadott időszakon belül nem válaszolnak, a Google-nek van egy folyamata arra, hogy visszaszerezze az irányítást.

Gyakori hibák és ahogyan mi dolgozunk

Néhány elkerülendő csapda:

• A jelszó a meghívás helyett — ez az egész fiókját kiteszi.
• Egy ügynökség által a saját fiókján létrehozott profil — ez túszul ejti önt.
• Mindenkinek megadott Tulajdonos szerepkör — elveszíti az irányítást az emberek felett.
• Egyetlen tulajdonos, tartalék nélkül — ha elveszíti a hozzáférést ahhoz a fiókhoz, komoly problémája lesz.

Az MPO Web Studiónál távolról, országosan dolgozunk, és amikor egy Google-profilt kezelünk, mindig csak Kezelő szerepkört kérünk — ön marad az elsődleges tulajdonos, teljes irányítás alatt. Egy demón megmutathatjuk, hogyan néz ki minden, mielőtt bármilyen hozzáférést megadna. Ha szeretné, hogy segítsünk helyesen beállítani a szerepköreit, vagy visszaszerezni egy más által tartott profilt, írjon nekünk WhatsApp-on, és együtt megoldjuk.