Как добавить сотрудников и агентства администраторами в профиль Google Business (не передавая пароль)

Чтобы добавить человека в профиль компании Google, откройте профиль под аккаунтом владельца, нажмите «Ещё» → «Настройки профиля компании» → «Пользователи и доступ», затем «Добавить», введите его e-mail и выберите роль «Владелец» или «Менеджер». Сотруднику и агентству почти всегда хватает роли Менеджер: он отвечает на отзывы, публикует посты и обновляет данные, но не может удалить профиль или убрать вас из него. Пароль от своего аккаунта Google передавать не нужно — каждый входит под своим.

Типичная ситуация: профиль в Google есть, и теперь вы хотите, чтобы сотрудник на ресепшене отвечал на отзывы, а агентство публиковало посты. Первый порыв — дать им логин и пароль от Gmail. Это худшая из возможных идей и, к счастью, совершенно лишняя. Ниже — какие роли есть в профиле компании, что может каждая, как добавить человека пошагово, что делать, если приглашение не пришло, и как вернуть профиль, если его держит кто-то другой.

Золотое правило: не передавайте пароль от аккаунта

Самая частая ошибка — отдать логин и пароль от аккаунта Google вместо доступа по ролям. Это опасно сразу по нескольким причинам:

• У кого пароль, тот видит весь ваш аккаунт Google: Gmail, Диск, Фото, а не только профиль компании.
• Невозможно понять, кто что изменил: всё выглядит так, будто это сделали вы.
• Сменили пароль — человек теряет доступ к профилю вместе со всем остальным, и работа встаёт.
• Двухэтапная аутентификация превращается в проблему: коды приходят на ваш телефон, и вам приходится либо пересылать их, либо отключать защиту.

Доступ по ролям решает всё это: каждый входит под своим аккаунтом Google, в списке видно, кто владелец, а кто менеджер, и доступ отзывается у каждого отдельно. Если агентство просит пароль вместо приглашения на свой аккаунт, это первый тревожный сигнал.

Какие роли есть в профиле компании Google

В текущей справке Google у пользователей профиля две роли — Владелец и Менеджер. Владельцев может быть несколько, но один из них всегда основной владелец. В старых инструкциях встречается ещё третья, урезанная роль — «менеджер адресов» (site manager): по справке Google, теперь это просто менеджеры. А словом «администратор» в русских текстах обычно называют любого пользователя с доступом к профилю — отдельной роли с таким названием в интерфейсе нет.

• Основной владелец: один на профиль. Может всё, что может владелец, и передаёт роль основного владельца другому человеку. Сам выйти из профиля не может, пока не передаст эту роль.
• Владелец: добавляет и удаляет пользователей, в том числе других владельцев и менеджеров, меняет им роли и может удалить профиль компании.
• Менеджер: работает со всем содержимым профиля, но не управляет людьми и не может удалить профиль.

Важный нюанс: у менеджера много прав. По справке Google он может менять название, категорию, сайт, телефон, часы работы и даже отметить точку как закрытую. Поэтому роль менеджера тоже стоит давать только тем, кому вы доверяете, и время от времени проверять список пользователей.

Что может владелец и что может менеджер

Сводка по официальной справке Google:

В таблице справки Google до сих пор есть пункт «Обмен сообщениями», но встроенный чат с клиентами в профиле компании Google отключил 31 июля 2024 года, так что отвечать на сообщения в профиле больше не придётся ни владельцу, ни менеджеру. Сейчас в контактах профиля можно указать WhatsApp или номер для SMS, но эта функция доступна не во всех регионах, а переписка идёт уже в самих приложениях.

Коротко: менеджер занимается профилем, владелец — ещё и людьми. Вы сами всегда должны оставаться основным владельцем.

Пошагово: как добавить пользователя в профиль компании

Войдите в аккаунт Google, которому уже принадлежит профиль, и сделайте следующее:

• Откройте профиль своей компании, например через business.google.com.
• Нажмите «Ещё» (значок с тремя точками), затем «Настройки профиля компании» и «Пользователи и доступ».
• Нажмите «Добавить».
• Введите адрес электронной почты человека. К нему должен быть привязан аккаунт Google: это может быть Gmail или рабочая почта, на которую зарегистрирован аккаунт Google.
• В разделе «Доступ» выберите «Владелец» или «Менеджер».
• Нажмите «Пригласить».

Google время от времени меняет интерфейс, поэтому если меню выглядит иначе, ищите в настройках профиля раздел «Пользователи и доступ» — действия там те же. Актуальная инструкция всегда есть в справке Google.

Как принять приглашение и что делать, если оно не пришло

Человек получает письмо с приглашением. Как только он его примет, доступ к профилю появляется сразу, а вам придёт письмо о том, что приглашение принято. Если агентство работает через аккаунт организации, приглашение может прийти не по почте, а в Менеджер профиля компании: его открывают в разделе «Приглашения» и нажимают «Принять» или «Отклонить».

Пока приглашение не принято, человек отображается в разделе «В ожидании». Там же его можно отозвать кнопкой «Отменить приглашение».

Если письмо не пришло, проверьте по порядку:

• Адрес введён без опечаток, и к нему действительно привязан аккаунт Google.
• Человек проверил папку «Спам» и вкладку «Промоакции» в Gmail.
• В браузере он вошёл именно в тот аккаунт Google, на который отправлено приглашение. Когда в браузере открыто несколько аккаунтов, путаница случается постоянно.
• Если ничего не помогло, отмените приглашение в разделе «В ожидании» и отправьте его заново.

Первые 7 дней: что новый пользователь пока не может

Новые владельцы и менеджеры получают часть функций только через семь дней после назначения. До этого они не могут:

• удалить или восстановить профиль;
• удалить других владельцев и менеджеров;
• передать роль основного владельца.

Это нормальное ограничение, а не ошибка. Для вас оно работает как страховка: только что добавленный человек не сможет сразу убрать вас из профиля. Но если вы передаёте бизнес или меняете агентство, закладывайте эту неделю в план.

Какую роль дать: сотрудник, агентство или партнёр

Практическое правило: давайте минимальную роль, которой хватает для работы.

Серьёзному агентству роль владельца не нужна: посты, отзывы, фото, данные компании и статистика доступны менеджеру. Если агентство настаивает на роли «Владелец» или, хуже, хочет создать профиль на своём аккаунте, остановитесь. Владелец может удалять других владельцев и менеджеров. Справка Google здесь не до конца однозначна: в одном месте сказано, что роль основного владельца передаёт только он сам, в другом — что роли, в том числе основного владельца, меняют владельцы. Специалисты на профильном форуме описывают случаи, когда обычный владелец назначал основным себя и удалял прежнего. Проверять это на своём бизнесе не стоит.

Зато второй владелец как резерв — хорошая идея, если это человек, которому вы доверяете как себе (например, совладелец), или ваш собственный второй аккаунт Google. Если вы потеряете доступ к основному аккаунту, профиль не останется без хозяина.

Как отозвать доступ

Убрать человека просто: в разделе «Пользователи и доступ» выберите его и нажмите «Удалить пользователя». Он сразу теряет возможность что-либо менять и получает письмо об удалении, а его прежние ответы на отзывы и публикации остаются в профиле. Удалять других пользователей могут только владельцы, менеджер этого сделать не может.

Если вы сами менеджер или владелец и больше не работаете с профилем, выберите себя в списке, нажмите «Прекратить управление» и подтвердите. Основной владелец так выйти не может, пока не передаст свою роль другому.

Когда уходит сотрудник, профиль Google — лишь один из доступов, которые нужно закрыть. Удобно пройтись по всем сразу по чек-листу отзыва доступов.

Как передать роль основного владельца

Передавайте эту роль, только если действительно передаёте бизнес, а не ради удобства. В этом случае Google как раз советует назначить нового хозяина именно основным владельцем профиля: так сохранятся отзывы и вся информация о компании. Порядок такой:

• Сначала добавьте человека в профиль и дождитесь, пока он примет приглашение. Передать ему роль можно не раньше чем через семь дней после добавления, иначе Google покажет ошибку.
• В разделе «Пользователи и доступ» выберите его.
• Рядом с пунктом «Доступ» нажмите «Изменить».
• Выберите «Основной владелец» и нажмите «Сохранить».

После передачи проверьте в списке, какая роль осталась у вас, и при необходимости поправьте её.

Если профиль держит старое агентство или бывший сотрудник

Бывает, что профиль когда-то создало агентство на своём аккаунте и теперь не отдаёт его. У Google для этого есть официальный запрос на право собственности. Описанный ниже порядок подходит для компаний с офисом или точкой, куда приходят клиенты; если у вас компания без адреса, которая работает на выезде, Google просит обратиться в поддержку с темой «Transfer ownership of listing».

• Откройте business.google.com/add, введите название и адрес компании и выберите её в результатах.
• Нажмите «Запросить доступ», заполните форму и нажмите «Отправить».
• Текущий владелец получит письмо, и на ответ у него есть три дня.
• Если ответа нет, у вас может появиться возможность заявить права самостоятельно: откройте письмо с подтверждением запроса, нажмите «Посмотреть запрос», затем «Подтвердить» и следуйте инструкциям. Google предупреждает, что такая возможность есть не всегда.

Если запрос отклонят, вы всё равно сможете предлагать изменения в профиле и подать апелляцию. Подробнее о таких ситуациях — в статье как вернуть профиль, который присвоил кто-то другой.

Частые ошибки

Несколько ловушек, которых стоит избегать:

• Пароль вместо приглашения — открывает весь аккаунт.
• Профиль, созданный агентством на своём аккаунте, — держит вас в заложниках.
• Роль владельца для всех подряд — вы теряете контроль над тем, у кого есть доступ.
• Единственный владелец без резерва — если вы потеряете доступ к этому аккаунту, будет серьёзная проблема.
• Доступ бывших сотрудников и подрядчиков, который никто не отозвал: раз в несколько месяцев открывайте «Пользователи и доступ» и проверяйте список.

Как работаем мы

MPO Web Studio — небольшая веб-студия из Клуж-Напоки, мы работаем удалённо. Когда мы ведём профиль Google, то всегда просим только роль менеджера: вы остаётесь основным владельцем с полным контролем. Можем заранее показать на демо, как всё выглядит, прежде чем вы дадите какой-либо доступ. Если нужна помощь, чтобы правильно настроить роли или вернуть профиль, который держит кто-то другой, напишите нам в WhatsApp — разберёмся вместе.