Comment savoir de quel canal vient chaque candidat, sans logiciel de recrutement coûteux

Vous publiez une annonce sur Facebook, une autre sur votre site, et vous en parlez à quelques connaissances. Deux semaines plus tard, vous avez dix candidats et aucune idée de la provenance de chacun. C'est le scénario habituel : votre argent et votre temps se répartissent uniformément sur tous les canaux, alors que la plupart des bons profils viennent d'un seul.

La bonne nouvelle : pas besoin d'un ATS à plusieurs centaines d'euros par mois pour le découvrir. Il vous faut une habitude et quelques astuces gratuites. Dans cet article, je vous montre exactement comment attribuer chaque candidat à une source à l'aide d'un tableur, de liens uniques et d'une question simple — des choses que vous pouvez mettre en place dès aujourd'hui.

Pourquoi ça vaut l'effort : ne coupez pas le mauvais canal

Sans données, les décisions se prennent à l'instinct. « Facebook ne marche pas » — mais est-ce de là que venaient les personnes qui sont restées ? Ou les recommandations amènent-elles moins de candidats, mais les plus adaptés ?

Quand vous connaissez la source de chaque candidat, vous pouvez répondre aux questions qui comptent vraiment :

• Quel canal m'amène le plus de candidats ?
• Quel canal m'amène des candidats qui atteignent l'entretien, pas seulement des candidatures ?
• Où ai-je dépensé en publicité pour rien ?

L'écart entre « je crois » et « je sais » est énorme. Un patron qui connaît ses sources met son argent et son temps là où ça rapporte, au lieu d'éparpiller l'effort partout.

La base : une colonne « source » dans un tableur

Tout le système repose sur un seul réflexe : chaque fois qu'un candidat arrive, notez d'où il vient. Vous n'avez besoin de rien de plus qu'un Google Sheet gratuit.

Les colonnes minimales :

• Date
• Nom du candidat
• Contact (téléphone/e-mail)
• Source (Facebook, site, recommandation, plateforme d'emploi, affiche, etc.)
• Étape (candidature / appelé / entretien / embauché)

L'essentiel est de remplir la colonne « Source » au moment du contact, pas une semaine plus tard de mémoire. Si vous utilisez un formulaire (Google Forms convient parfaitement et est gratuit), ajoutez-y une question obligatoire : « Comment avez-vous entendu parler de ce poste ? », avec des options fixes. Ainsi les données arrivent propres, sans que vous les tapiez.

Des liens uniques : laissez le canal s'identifier tout seul

Le problème de la question directe, c'est que les gens oublient ou répondent « sur internet ». La solution : ne pas compter sur leur mémoire, mais sur le lien qu'ils ont cliqué.

Si vous envoyez les candidats vers une page ou un formulaire, créez un lien différent pour chaque canal :

• Un lien dans la publication Facebook
• Un autre sur votre site
• Un troisième dans les messages aux connaissances

Vous pouvez utiliser des paramètres UTM gratuits (ex. : ajoutez ?source=facebook à la fin de l'adresse) ou, plus simplement, des formulaires Google distincts — un par canal. Chaque formulaire écrit dans son propre onglet, donc vous voyez noir sur blanc combien de candidats chacun a apporté, sans demander à personne. C'est gratuit et ne demande aucune compétence technique.

E-mails dédiés et codes, quand il n'y a pas de formulaire

Parfois vous n'avez pas de formulaire — vous demandez simplement d'envoyer un CV. Là aussi, vous pouvez connaître la source sans effort.

Deux astuces gratuites :

• Les alias d'e-mail. Avec Gmail, votre adresse fonctionne aussi avec un plus : carriere+facebook@... et carriere+site@... arrivent dans la même boîte, mais vous pouvez filtrer selon ce qui suit le plus. Mettez l'adresse +facebook dans l'annonce Facebook et c'est réglé.

• Des codes dans le texte. Demandez au candidat d'écrire un mot en objet : « CODE FB » dans l'annonce Facebook, « CODE SITE » sur le site. Celui qui envoie son CV inclut le code, et vous triez instantanément.

Pas élégant, mais efficace et gratuit. Ce qui compte, c'est la constance : choisissez une astuce et utilisez-la de la même façon à chaque fois.

Transformer le tableur en décisions

Les données ne valent rien si elles restent une simple liste. En fin de mois, regardez deux choses, pas seulement le volume.

Ne comptez pas seulement combien de candidats chaque canal a amenés, mais combien ont avancé. Un canal peut amener beaucoup de gens qui ne se présentent pas à l'entretien, et un autre, peu mais sérieux. Comparez la source à l'étape : combien de Facebook ont atteint l'entretien contre combien des recommandations ?

Ensuite, agissez simplement : mettez plus d'effort (et, si c'est payant, plus d'argent) dans le canal qui amène des gens qui restent, et réduisez celui qui ne fait que remplir la boîte. Après deux ou trois mois de suivi, vous saurez ce qui marche pour votre entreprise, pas ce qui marche « en général ».

Quand un outil vaut la peine — et quand non

Le système tableur-et-liens suffit pour une entreprise qui embauche quelques personnes par an. Un ATS payant ne devient utile qu'avec des dizaines de postes ouverts en même temps, une équipe entière qui recrute, ou une envie d'automatisations complexes. Jusque-là, vous payez pour des fonctions que vous n'utiliserez pas.

Si vous voulez quelque chose de plus propre qu'un Sheet — une page carrières sur votre propre site, avec des formulaires séparés par canal qui remplissent la source automatiquement et vous livrent les candidats de façon organisée — cela se construit une seule fois, sans abonnement mensuel.

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