Miért kerülnek az e-mailjeim a Gmail Spam mappájába — és hogyan hozom ki őket onnan

Kiküldesz egy ajánlatot vagy egy hírlevelet, biztos vagy benne, hogy hasznos, aztán később az emberek azt mondják, hogy soha nem kapták meg. Megnézed a Gmailt, és pontosan ott találod, ahol nem szeretted volna: a Spam mappában. Frusztráló, különösen akkor, ha az üzenet olyasmi volt, amit az ügyfél ténylegesen kért.

A jó hír az, hogy a Gmail nem véletlenszerűen dönt. Néhány meglehetősen egyértelmű szabályt követ: ki vagy te (hitelesítés), mennyire tiszta a listád, és hogyan reagálnak az emberek az üzeneteidre. Ha egyszer megérted ezt a három dolgot, a legtöbb kézbesítési problémát trükkök és varázslatos ígéretek nélkül meg tudod oldani. Alább a valódi okok következnek, abban a sorrendben, ahogy számítanak, és hogy mit tegyél mindegyikkel.

Hitelesítés: SPF, DKIM és DMARC

Az első kérdés, amit a Gmail feltesz, egyszerű: valóban az vagy, akinek mondod magad? Ha a válasz nem egyértelmű, az üzeneted a Spam mappába kerül, vagy egyenesen elutasításra kerül.

Három rekordra van szükséged a domained DNS-ében:

• SPF — megadja, mely szerverek küldhetnek e-mailt a domained nevében.
• DKIM — hozzáad egy aláírást, amely bizonyítja, hogy az üzenetet nem módosították továbbítás közben.
• DMARC — összeköti az SPF-et és a DKIM-et, és megmondja a Gmailnek, mit tegyen, ha valami nem egyezik.

Ha Google Workspace, Brevo, Mailchimp vagy más szolgáltatáson keresztül küldesz, mindegyik megadja neked a pontos értékeket, amelyeket a DNS-be kell beírnod. Nem bonyolult, de helyesen kell elvégezni, egyszer. Ha ez a három nincs a helyén, minden más, amit teszel, szinte kárba vész.

A küldő domained fontosabb, mint gondolnád

Gyakori hiba: ingyenes címről küldesz kampányokat, például a a-nevem@gmail.com vagy @yahoo.com címről. Ma a Gmail gyakorlatilag már nem fogadja el ezt tömeges küldéshez, mert nem tudsz hitelesíteni egy olyan domaint, amely nem a tiéd.

A megoldás az, hogy a saját domainedről küldj, vagyis nev@a-ceged.com formában. Így be tudod állítani az SPF-et, DKIM-et és DMARC-ot, és olyan reputációt tudsz építeni, amely a tiéd marad.

Kerüld el azt is, hogy ugyanazt a címet használd a kampányokhoz, mint a számlákhoz és az ügyfélválaszokhoz. Ha egy kampány kárt tesz a domain reputációjában, nem szeretnéd, hogy a fontos üzleti leveleid is belekerüljenek a robbanásba. Sokan éppen ezért használnak külön aldomaint, például news@mail.a-ceged.com formában.

A listád reputációja és viselkedése

A Gmail szorosan figyeli, hogyan reagálnak az emberek. Néhány jelzésnek nagy súlya van:

• Spam-panaszok — amikor valaki a „Spam jelentése” gombra kattint, az a legkeményebb jelzés. Már néhány ember is tönkreteheti a kézbesítésedet ezzel.
• Rossz címek — ha sok nem létező címre küldesz, és hibaüzeneteket kapsz, úgy tűnsz, mintha vásárolt listád lenne.
• Az elköteleződés hiánya — ha senki sem nyitja meg vagy kattint, a Gmail arra következtet, hogy az üzeneteket nem kívánják.

Mit tegyél a gyakorlatban:

• Csak azoknak küldj e-mailt, akik kérték. A vásárolt listák gyorsan tönkreteszik a reputációt.
• Rendszeresen tisztítsd ki azokat a címeket, amelyek soha semmit nem nyitnak meg.
• Helyezz el egy látható, működő leiratkozási linket. Sokkal jobb, ha valaki leiratkozik, mint ha spamként jelöl meg.

Az üzenet tartalma: mi váltja ki a szűrőt

Nincs titkos, tiltott szavakat tartalmazó lista, de bizonyos minták növelik a kockázatot. A szűrők reagálnak azokra az üzenetekre, amelyek agresszív reklámnak tűnnek.

Néhány dolog, amit érdemes elkerülni:

• Egy olyan e-mail, amely egyetlen nagy kép, szöveg nélkül. A szűrő nem tudja elolvasni a képet, és gyanús lesz.
• Nagybetűkkel, felkiáltójelekkel és olyan szavakkal teli tárgysorok, mint „INGYEN MOST!!!”.
• Rövidített linkek (bit.ly és hasonlók), vagy túl sok link különböző domainekre.
• Váratlan csatolmányok.

Írj úgy, mint egy ember, aki hasznos üzenetet küld, ne úgy, mint egy szórólap. Egyensúlyozd a szöveget és a képeket, egyetlen világos cselekvésre ösztönzést, egy őszinte tárgysort, amely leírja, mi van benne. Mindig mellékelj egyszerű szöveges verziót is, ne csak HTML-t.

Bemelegítés, mennyiség, és hogyan ellenőrizd, mi történik

Ha a domained új, és hirtelen több száz embernek küldesz, a Gmail megriad. A reputáció fokozatosan épül fel. Kezdd kis mennyiségekkel olyan embereknek, akik valóban megnyitnak, majd hétről hétre növeld.

Hogy ne találgass, használd a Google Postmaster Tools eszközt. Megmutatja a domained reputációját a Gmailnél, a panaszarányodat és minden hitelesítési problémát. Ingyenes, és ez a legőszintébb tükör, ami rendelkezésedre áll.

Ha mindezt kipróbáltad, és az üzleti leveleid még mindig a Spam mappába kerülnek, a probléma gyakran a DNS-beállításban vagy a domainben rejlik, nem a tartalomban. A MPO Web Studio-nál ellenőrizni tudjuk az SPF, DKIM és DMARC beállításait a domaineden, és pontosan megmondjuk, mi a hiba. Az egész országban távolról dolgozunk, és egy rövid beszélgetés a WhatsApp-on elég ahhoz, hogy elkezdjük.