Az ügyfeleknek küldött üzeneteim „adathalászatként” landolnak, vagy meg sem érkeznek — miért?

Kiküld egy ajánlatot, egy számlát vagy egy foglalás-visszaigazolást — az ügyfél pedig azt mondja, sosem kapta meg. Vagy ami még rosszabb: azt mondja, egyenesen a Spam mappában kötött ki, piros „adathalászat” figyelmeztetéssel. Bosszantó, különösen akkor, amikor a saját neve és a saját vállalkozása forog kockán.

A jó hír: szinte soha nem az Ön vagy az ügyfél hibája. Ez egy technikai, e-mail-hitelesítéssel kapcsolatos probléma, és a Gmail, a Yahoo és az Outlook sokkal szigorúbbá vált ezzel kapcsolatban. Röviden: ha a szervereik nem tudják ellenőrizni, ki is küldi valójában az üzenetet, gyanúsnak tekintik. Ebben a cikkben világosan, felesleges szakzsargon nélkül elmagyarázom, mi történik, és hogyan javítható ki három beállítással: SPF, DKIM és DMARC.

Miért kötnek ki a jogos e-mailek a Spam mappában

Amikor elküld egy e-mailt, a címzett szervere (mondjuk a Gmail) csendben feltesz három kérdést: „Valóban jogosult ez a szerver küldeni ennek a domainnek a nevében? Módosították az üzenetet az átvitel során? Mit szeretne a domain tulajdonosa, hogy tegyek, ha valami nem stimmel?”

Ha a domainhez semmilyen válasz nincs beállítva, a szerver csendet hall. Az e-mail világában pedig a csend gyanút jelent.

A leggyakoribb okok, amiért a Spam mappába kerül vagy blokkolódik:

• A saját domainjéről küld (nev@ceg.hu), de egy másik szolgáltatáson keresztül (webhelyűrlap, hírlevél, CRM), amely nincs engedélyezve.
• Egyáltalán nincs SPF, DKIM vagy DMARC beállítva.
• A címe olcsó, rossz hírnevű tárhelyen fut, spammerekkel közösen.
• Az üzenet szövege adathalász mintákra hasonlít (rövidített link, „sürgős”, furcsa csatolmány).

SPF, DKIM, DMARC — közérthetően

Gondoljon a háromra úgy, mint az e-mailje személyi okmányaira. Nem kell technikailag megértenie őket, de segít tudni, hogy melyik mit csinál:

• Az SPF (Sender Policy Framework) azoknak a szervereknek a listája, amelyek a domainje nevében küldhetnek. Olyan, mint egy vendéglista a bejáratnál: ha a szerver nincs rajta, gyanús.

• A DKIM (DomainKeys Identified Mail) egy digitális aláírás, amely minden üzenethez csatlakozik. Bizonyítja, hogy az e-mail valóban Öntől származik, és hogy senki nem babrálta meg az átvitel során — mint egy pecsét egy borítékon.

• A DMARC az a szabály, amely megmondja a szervereknek, mit tegyenek, ha az SPF vagy a DKIM megbukik: engedjék át az üzenetet, küldjék a Spam mappába, vagy utasítsák el. A DMARC jelentéseket is küldhet Önnek, így láthatja, ki küld az Ön nevében — beleértve az esetleges imposztorokat is.

Mindhárom DNS-rekordként kerül a domainjéhez. Semmi nem települ a számítógépére.

Hogyan ellenőrizze, van-e problémája

Mielőtt bármit módosítana, érdemes pontosan megnézni, mi romlott el. Ezt néhány perc alatt saját maga is megteheti:

• Küldjön egy e-mailt a címéről egy személyes Gmail-fiókra. Nyissa meg az üzenetet, kattintson a három pontra, és válassza az „Eredeti megjelenítése” lehetőséget. Ott fekete-fehéren látni fogja, hogy az SPF, a DKIM és a DMARC „PASS” vagy „FAIL” állapotot mutat-e.

• Keressen rá online egy ingyenes „DMARC checker” eszközre, adja meg a domainjét, és nézze meg, milyen rekordjai vannak már.

Ha bármelyiknél „FAIL” vagy „none” látható, az a probléma. A helyi vállalkozásoknál a leggyakoribb forgatókönyv: a saját fiókjából küldött e-mail (például Google Workspace) rendben van, de a webhelyen vagy a foglalási platformon keresztül küldött üzenetek megbuknak — mert az a szolgáltatás nincs feltüntetve az SPF-ben.

Hogyan javítsa ki, lépésről lépésre

A javítás DNS-szinten történik, annál a cégnél, ahol a domainjét vásárolta (vagy a tárhelyénél). A sorrend számít:

• Előbb az SPF: adjon hozzá egyetlen TXT-rekordot, amely felsorolja az összes szolgáltatást, amely Ön nevében küldhet (a postafiókja, a webhely, a hírlevél). Megjegyzés: egy domainhez csak egyetlen SPF-rekord engedélyezett — mindent ebbe kell összevonni.

• Utána a DKIM: engedélyezze az e-mail-szolgáltatója paneljéről (Google, Microsoft, Zoho), amely ad Önnek egy kulcsot, amit hozzá kell adnia a DNS-hez.

• Végül a DMARC: kezdje óvatosan egy „none” szabályzattal, csak azért, hogy jelentéseket kapjon, és megerősítse, hogy minden zöld. Miután biztos benne, fokozatosan lépjen tovább „quarantine”, majd „reject” értékre.

A DNS-módosítások néhány óra alatt terjedhetnek szét. Ne siettesse a DMARC-ot „reject” értékre — ha még van egy be nem állított szolgáltatása, blokkolhatja a saját valódi e-mailjeit.

Mikor érdemes segítséget kérni

Ha ránéz a DNS-rekordokra, és úgy olvassa, mintha idegen nyelv lenne, az teljesen normális — egyetlen rossz helyre tett vessző az SPF-ben tönkreteheti a küldést az egész domainen. Ez nem az a hely, ahol vakon kísérletezni akarna, különösen ha számlák és ajánlatok mennek ki abból a postafiókból.

Az MPO Web Studiónál az SPF, DKIM és DMARC beállítását a webhely leszállításának részeként végezzük, teljesen távolról — sehol nem kell átadnia nekünk jelszavakat; pontosan megmondjuk, milyen rekordokat kell hozzáadnia, vagy közösen adjuk hozzá egy hívás során. Azt is ellenőrizzük, mi küld már az Ön nevében, hogy semmi ne maradjon ki.

Ha szeretné, hogy segítsünk, vagy csak egy gyors diagnózist kérne, írjon nekünk WhatsApp-on. Őszintén megmondjuk, van-e valami javítanivaló, vagy már jó formában van.