CNP/CUI mezők és céges számlázás hozzáadása a WooCommerce fizetéshez (magánszemély vs. cég)

WooCommerce áruházat üzemeltetsz, és egyre több vásárló kér céges számlát. A gond: alapból a WooCommerce fizetési oldalán nincs hová beírni a cég adószámát (CUI/áfaszám), a cégjegyzékszámot, vagy magánszemélyek esetén a személyi azonosítót. Az eredmény jó rendelések, de hiányos számlák, amelyeket a könyvelőd visszautasít.

A jó hír, hogy nincs szükséged vadonatúj áruházra a probléma megoldásához. Néhány extra mezőre van szükséged, helyesen megjelenítve (némelyik csak akkor, ha a vásárló cég), plusz egy tiszta kapcsolatra a számlázásoddal, Romániában pedig az e-számlázási rendszerrel. Az alábbiakban pontosan megmutatom, mely mezők szükségesek egy érvényes számlához, hogyan add hozzá őket, és melyek azok a hibák, amelyektől használhatatlan számlázási adataid maradnak.

Milyen mezőkre van valójában szükséged: magánszemély vs. cég

Az első döntés, hogy hagyd, hogy a vásárló megmondja, magánszemélyként vagy cégként vásárol-e. Ideális esetben egy választó — „Vásárlás mint: magánszemély / cég” — amely a megfelelő mezőket jeleníti meg.

Egy céghez egy érvényes számlához a következők kellenek:

• Cégnév (kötelező)
• Adószám / áfaszám (CUI/CIF, az országelőtaggal, ha áfaregisztrált)
• Cégjegyzékszám (pl. J40/1234/2020 Romániában)
• Székhely címe

Magánszemélyhez csak név, cím és elérhetőségi adatok kellenek. A személyi azonosító szám (CNP) NEM szükséges egy normál számlán, és mivel érzékeny személyes adatról van szó, a legegészségesebb megközelítés, ha egyáltalán nem kéred be. Ha egy speciális dokumentum valóban megköveteli, tedd a mezőt opcionálissá, és magyarázd el, miért.

Hogyan add hozzá a mezőket a WooCommerce-ben

Három utad van, abban a sorrendben, ahogy én ajánlanám:

• Egy helyi számlázó plugin. A jobb számlázó összekötők (Oblio, SmartBill, FGO és mások Romániában) maguk adják hozzá a céges mezőket a fizetéshez, és az adatokat egyenesen a számlába küldik. Ez a legtisztább megoldás a legtöbb áruház számára.

• Egy egyedi fizetési-mezők plugin, ha finom kontrollt szeretnél a sorrend és a címkék felett.

• Egyedi kód WooCommerce hookokon keresztül (`woocommerce_checkout_fields`), olyan logikával, amely csak akkor jeleníti meg a céges mezőket, ha a „cég” lehetőség van kiválasztva.

Bármelyik módszert is használod, két dolgot ne felejts el: a céges mezőket el kell menteni a rendelésbe (nem csak megjeleníteni), és meg kell jelenniük a visszaigazoló e-mailben és az adminfelületen, hogy a könyvelőd ténylegesen használni tudja őket.

Az adószám ellenőrzése és összekötés az e-számlázással

A vásárló által begépelt adatokban lesznek hibák — felesleges szóközök, hiányzó betűk, rossz helyre tett országelőtag. Egy kis ellenőrzés kifizetődik:

• Ellenőrizd az adószám formátumát, és normalizáld az előtagot.
• Ideális esetben ellenőrizd az adószámot az adóhatóságnál (léteznek szolgáltatások, amelyek megerősítik az áfastátuszt, és visszaadják a hivatalos nevet és címet).

A fontos rész Romániában: B2B tranzakcióknál kötelező az e-számlázás a RO e-Factura rendszeren keresztül. A gyakorlatban a számlának elektronikus formátumban el kell jutnia az adóportálra. Tehát egy adószám-mező megjelenítése nem elég — az adatnak egészen az elektronikus számláig kell folynia. A legegyszerűbb út egy olyan számlázó szolgáltató, amely automatikusan küld az e-Facturára, így nem kell kézzel bevinned minden rendelést.

Gyakori hibák, amelyeket látok

• Az adószám-mező mindenkinek megjelenítve, a magánszemélyeknek is — ez összezavarja az embereket, és rontja a konverziót. Feltételesen jelenítsd meg.

• Személyi azonosító bekérése ok nélkül. A GDPR szerint nem gyűjtöd, amire nincs szükséged. A normál számlákhoz nem kell.

• A mezők ott vannak a fizetésnél, de nem mentődnek el a rendelésbe, és soha nem jutnak el a számlára — elpazarolt munka.

• Nincs ellenőrzés, így rossz adószámokkal maradsz, amelyeket minden rendelésnél kézzel javítasz.

• A számlázás nincs összekötve az e-számlázással: PDF-eket generálsz, de sosem küldöd el őket a portálra, és B2B-ben nem megfelelő maradsz.

Ezek mindegyike apróságnak tűnik, de együtt a havi könyveléset robottá változtatják.

Hogyan tudunk segíteni

Az MPO Web Studiónál pontosan ez az a fajta munka, amit végzünk: tiszta fizetési folyamat, feltételesen megjelenített céges mezők, adószám-ellenőrzés és kapcsolat egy számlázó szolgáltatóhoz, amely automatikusan beküld a RO e-Facturára. Az egész országban távolról dolgozunk, átlátható árazással, és mielőtt bármit fizetnél, a te konkrét esetedre építve elkészíthetünk egy demót, hogy pontosan lásd, hogyan néz ki.

Ha szeretnéd, egy rövid átvizsgálással kezdünk a jelenlegi fizetési folyamatodon, és őszintén megmondjuk, mit tud megoldani egy plugin, és mihez kell kód. Írj nekünk WhatsAppon az áruházad linkjével, és onnan átvesszük a dolgot, kötelezettség nélkül.