De ce nu mai funcționează emailul pe domeniul meu (@firma.ro)?

Într-o dimineață trimiți o ofertă și primești înapoi un mesaj de eroare. Sau, mai rău, nu primești nimic — clienții pur și simplu nu îți mai scriu și afli abia peste o săptămână că emailul tău e mort. Adresa pe domeniu propriu (contact@firma.ro) e coloana vertebrală a comunicării cu clienții, iar când cade, pierzi bani în tăcere.

Vestea bună: în aproape toate cazurile, cauza e una dintre câteva probleme banale — domeniu expirat, găzduire neplătită, o înregistrare MX ștearsă din greșeală la mutarea site-ului, sau o căsuță plină. În acest ghid îți arăt cum să diagnostichezi singur ce s-a întâmplat, în ordinea corectă, fără să dai vina pe lucrul greșit și fără să plătești pe cineva înainte să știi ce cauți.

Primul pas: ce anume nu mai merge?

Înainte de orice, restrânge problema. Nu spune doar „nu merge emailul” — verifică exact ce s-a stricat:

• Nu poți trimite, dar primești? Probabil o problemă de setare SMTP sau de parolă.
• Primești, dar nu poți trimite? La fel — server de trimitere sau autentificare.
• Nici nu trimiți, nici nu primești? Aici e vorba de domeniu, găzduire sau MX.
• Trimiți, dar mesajele ajung în spam la destinatar? E o problemă de reputație (SPF/DKIM), nu de funcționare.

Testează simplu: trimite un email de pe adresa ta către un Gmail personal, apoi răspunde de pe Gmail către @firma.ro. Așa vezi în câteva minute pe ce direcție e blocajul. Fără acest pas, riști să repari ceva care nu era stricat.

Suspecții de serviciu: domeniu expirat, găzduire neplătită, căsuță plină

Cele mai frecvente cauze sunt și cele mai plictisitoare — și de asta sunt trecute cu vederea:

• Domeniul a expirat. Dacă nu ai reînnoit .ro-ul, întreg domeniul dispare: și site-ul, și emailul. Verifică data de expirare la registrarul unde l-ai cumpărat.
• Găzduirea de email nu a fost plătită. Multe firme au emailul pe un pachet separat de site. Dacă nu ai plătit factura, căsuțele se suspendă chiar dacă domeniul e valid.
• Căsuța e plină. Ai un spațiu limitat (de exemplu câțiva GB). Când se umple, nu mai primești nimic nou și expeditorii primesc eroare „mailbox full”. Golește coșul, arhivele și fișierele mari trimise.

Acestea se rezolvă adesea într-o oră, fără niciun tehnician. Verifică-le înainte să suni panicat pe cineva.

Înregistrările MX: inima problemei

MX (Mail Exchange) sunt înregistrările DNS care spun internetului „emailul pentru @firma.ro se livrează la serverul acesta”. Dacă lipsesc sau sunt greșite, mesajele care ți se trimit nu au unde să ajungă și se pierd sau revin cu eroare.

Cel mai des se strică la o migrare: ai mutat site-ul la o firmă nouă, cineva a schimbat nameserverele sau a resetat zona DNS și, fără să vrea, a șters MX-urile vechi. Site-ul merge, dar emailul moare — pentru că cele două sunt controlate de înregistrări diferite.

Cum verifici: intră pe un tool gratuit gen MXToolbox, scrie firma.ro și caută „MX Lookup”. Dacă nu apare nicio înregistrare, sau apare una care nu are legătură cu furnizorul tău de email, ai găsit problema. Corectarea se face în panoul DNS și se propagă în general în câteva ore.

Emailul pleacă, dar ajunge în spam? SPF, DKIM și DMARC

Dacă emailul „funcționează” dar ajunge constant la spam sau e respins, problema nu e livrarea, ci reputația. Serverele destinatarilor verifică dacă chiar tu ai dreptul să trimiți de pe firma.ro, iar asta se face prin trei înregistrări DNS:

• SPF — lista serverelor autorizate să trimită în numele domeniului tău.
• DKIM — o semnătură criptografică ce dovedește că mesajul nu a fost falsificat.
• DMARC — regula care spune ce să facă serverele când SPF/DKIM nu se potrivesc.

Dacă ai schimbat furnizorul de email (de exemplu ai trecut pe Google Workspace) și nu ai actualizat aceste înregistrări, mesajele tale par „suspecte” și ajung la spam. Verifică-le tot cu MXToolbox și asigură-te că includ noul furnizor. E o cauză foarte des ignorată, pentru că tehnic emailul „pleacă”.

Problemă pe server sau doar pe telefonul tău?

Nu toate căderile sunt pe domeniu. Uneori emailul e perfect funcțional, dar aplicația de pe telefon sau din Outlook a picat autentificarea:

• Ai schimbat recent parola pe web, dar nu și în aplicație.
• Furnizorul a impus parole de aplicație sau autentificare în doi pași.
• Setările de port sunt greșite: IMAP folosește de obicei portul 993, iar trimiterea (SMTP) portul 465 sau 587, ambele cu SSL/TLS.

Cum îți dai seama rapid: intră în webmail din browser (adresa de webmail a furnizorului tău). Dacă acolo emailul merge, problema e doar pe dispozitivul tău — reintroduce parola sau reconfigurează contul. Dacă nici webmailul nu merge, problema e pe server, la domeniu sau la găzduire, și te întorci la pașii de mai sus.

Cum eviți să se mai întâmple — și de unde iei ajutor

Majoritatea căderilor de email se previn cu câteva obiceiuri simple:

• Activează reînnoirea automată la domeniu și la găzduire, ca să nu depinzi de o factură uitată.
• Ține minte că site-ul și emailul pot fi la furnizori diferiți — înainte de orice migrare, notează-ți înregistrările MX curente.
• Nu lăsa pe oricine „să se joace” în zona DNS; o singură ștergere greșită taie tot emailul.

Dacă ai trecut prin acest ghid și tot nu îți dai seama unde e blocajul, îți pot verifica eu configurația DNS și MX și îți spun exact ce e stricat, fără să presupun. Lucrez remote, în toată țara, cu prețuri transparente și îți explic pe înțeles ce s-a întâmplat. Scrie-mi pe WhatsApp cu domeniul tău (firma.ro) și un mesaj scurt despre ce nu merge, și mă uit.