Mesajele mele către clienți ajung ca "phishing" sau nu ajung deloc — de ce?

Trimiți o ofertă, o factură sau o confirmare de programare — și clientul îți spune că nu a primit nimic. Sau, mai rău, îți spune că mesajul a intrat direct în Spam, cu o etichetă roșie de „phishing". E frustrant, mai ales când e vorba de propriul tău nume și propria ta afacere.

Vestea bună: aproape întotdeauna nu e vina ta și nici a clientului. E o problemă tehnică de autentificare a emailului, iar Gmail, Yahoo și Outlook au devenit mult mai stricte în privința asta. Practic, dacă serverele lor nu pot verifica cine trimite cu adevărat mesajul, îl tratează ca suspect. În acest articol îți explic clar, fără jargon inutil, ce se întâmplă și cum se rezolvă cu trei setări: SPF, DKIM și DMARC.

De ce ajung emailurile legitime la Spam

Când trimiți un email, serverul destinatarului (Gmail, de exemplu) pune trei întrebări în fundal: „Chiar are voie acest server să trimită în numele acestui domeniu? A fost mesajul modificat pe drum? Ce vrea proprietarul domeniului să fac dacă ceva nu se verifică?"

Dacă domeniul tău nu are răspunsuri configurate, serverul primește tăcere. Iar în lumea emailului, tăcerea înseamnă suspiciune.

Cele mai frecvente cauze pentru care ajungi în Spam sau ești blocat:

• Trimiți de pe domeniul tău (nume@firma.ro), dar prin alt serviciu (formular de site, newsletter, CRM) care nu e autorizat.
• Nu ai deloc SPF, DKIM sau DMARC configurate.
• Ai adresa pe un hosting ieftin cu reputație proastă, folosită și de spammeri.
• Textul mesajului seamănă cu tiparele de phishing (link scurtat, „urgent", atașament ciudat).

SPF, DKIM, DMARC — pe înțelesul tuturor

Cele trei sunt ca actele de identitate ale emailului tău. Nu trebuie să le înțelegi tehnic, dar merită să știi ce face fiecare:

• SPF (Sender Policy Framework) este lista serverelor care au voie să trimită în numele domeniului tău. E ca o listă de invitați la ușă: dacă serverul nu e pe listă, e suspect.

• DKIM (DomainKeys Identified Mail) este o semnătură digitală atașată fiecărui mesaj. Dovedește că emailul chiar vine de la tine și că nimeni nu l-a modificat pe drum, ca un sigiliu pe plic.

• DMARC este regula care spune serverelor ce să facă dacă SPF sau DKIM nu se verifică: să lase mesajul, să-l pună la Spam sau să-l respingă. Tot DMARC îți poate trimite rapoarte, ca să vezi cine trimite în numele tău — inclusiv eventualii impostori.

Toate trei se adaugă ca niște înregistrări DNS la domeniul tău. Nu se instalează nimic pe calculator.

Cum verifici dacă ai o problemă

Înainte să schimbi ceva, merită să vezi exact ce e stricat. Poți face asta chiar tu, în câteva minute:

• Trimite un email de pe adresa ta către un cont Gmail personal. Deschide mesajul, apasă pe cele trei puncte și alege „Afișează originalul" (Show original). Acolo vezi negru pe alb dacă SPF, DKIM și DMARC apar cu „PASS" sau „FAIL".

• Caută online un „instrument de verificare DMARC" gratuit, introdu domeniul tău și vezi ce înregistrări ai deja.

Dacă vezi „FAIL" sau „none" la vreuna, acolo e problema. Cel mai frecvent scenariu la afacerile locale: emailul de pe cont propriu (Google Workspace, de exemplu) e în regulă, dar mesajele trimise prin site sau prin platforma de programări pică pentru că serviciul respectiv nu e trecut în SPF.

Cum se rezolvă, pas cu pas

Reparația se face la nivel de DNS, la firma unde ți-ai cumpărat domeniul (sau la găzduire). Ordinea corectă contează:

• Întâi SPF: adaugi o singură înregistrare TXT care listează toate serviciile care au voie să trimită pentru tine (căsuța de email, site-ul, newsletterul). Atenție: un domeniu are voie la o singură înregistrare SPF — le combini pe toate în ea.

• Apoi DKIM: îl activezi din panoul furnizorului de email (Google, Microsoft, Zoho), care îți dă o cheie de adăugat în DNS.

• La final DMARC: începi blând, cu politica „none", doar ca să primești rapoarte și să vezi că totul e verde. După ce ești sigur, treci treptat la „quarantine" și apoi „reject".

Schimbările în DNS se pot propaga în câteva ore. Nu graba pasul DMARC la „reject" — dacă mai ai un serviciu neconfigurat, îți poți bloca singur emailuri reale.

Când merită să ceri ajutor

Dacă te uiți la înregistrările DNS și ți se pare o limbă străină, e complet normal — o singură virgulă greșită într-un SPF poate strica trimiterea pentru tot domeniul. Nu e locul unde vrei să experimentezi pe orb, mai ales dacă din acel email pleacă facturi și oferte.

La MPO Web Studio configurăm SPF, DKIM și DMARC ca parte din livrarea unui site, complet la distanță — nu trebuie să ne dai parolele nicăieri, îți spunem exact ce înregistrări să adaugi sau le adăugăm împreună pe un apel. Îți verificăm și ce trimite deja în numele tău, ca să nu rămână nimic pe dinafară.

Dacă vrei să-ți dăm o mână de ajutor sau doar un diagnostic rapid, scrie-ne pe WhatsApp. Îți spunem sincer dacă e ceva de reparat sau dacă stai deja bine.