Facturare și e-Factura legate de site: cum automatizezi documentele după o comandă
O comandă intră pe site, iar factură și e-Factura pleacă singure către client și către SPV. Cum legi WooCommerce sau formularul de Oblio ori SmartBill, ca să nu mai tastezi nimic manual.
Cea mai enervantă parte a unei comenzi nu e vânzarea, ci ce vine după: deschizi programul de facturare, copiezi numele, CUI-ul, adresa, produsele, emiți factură, o trimiți pe mail și apoi o mai urci și în SPV pentru e-Factura. De trei ori pe zi merge. De patruzeci de ori pe zi, seara, ai o grămadă de facturi neemise și un client care întreabă "unde e factura mea?".
Din 1 ianuarie 2025, potrivit Ministerului Finantelor, e-Factura este obligatorie și în relația cu persoana fizică (B2C), nu doar intre firme. Asta înseamnă că documentul trebuie să ajungă și în SPV-ul ANAF, nu doar la client. Vestea bună: tot acest lanț se poate lega direct de site, ca să nu mai atingi tastatura.
Ce înseamnă "factura legată de site"
Ideea e simplă: site-ul tău nu ține factura, ci o comanda de la programul care știe să o facă legal. Comanda intră pe site, iar site-ul trimite automat datele către Oblio, SmartBill sau FGO. Programul emite factura, o pune în SPV pentru e-Factura și o trimite pe mail clientului. Tu vezi totul gata, fără să fi tastat nimic.
Fluxul arată așa:
- Clientul plasează comanda pe site (magazin sau formular)
- Site-ul trimite datele către programul de facturare, prin modul sau API
- Se emite factura cu seria și numărul tău, corect fiscal
- Pleacă e-Factura în SPV automat, fără să intri manual în ANAF
- Clientul primește PDF-ul pe mail în câteva secunde
Regula după care lucrăm: orice pas pe care îl faci manual de mai mult de zece ori pe săptămână e un pas care trebuie să dispară.
Magazin online: modulul gata făcut
Dacă ai un magazin pe WooCommerce, e cel mai ușor caz. Atât Oblio, cât și SmartBill oferă un modul gata făcut: îl instalezi, pui datele de conectare (email + cheia API din contul tău de facturare) și gata. La fiecare comanda plătită, factura se emite singură și pleacă în SPV.
Câteva lucruri care contează în practică, ca să meargă curat:
- Codurile produselor (SKU) de pe site trebuie să fie identice cu cele din programul de facturare, altfel factura iese cu produse greșite
- Cotele de TVA trebuie setate la fel în ambele locuri
- Persoana fizică vs. firma — formularul de checkout trebuie să ceară CUI-ul când clientul e firma, ca să nu emiți B2C când era B2B
Dacă vinzi produse simple și vrei totul automat din prima zi, un Magazin de la 690 € cu modulul de facturare pus la punct îți scoate cea mai mare bătaie de cap din spatele vanzarii.
Site de prezentare sau formular: se poate și fără magazin
Nu ai nevoie de un magazin complet ca să automatizezi facturarea. Multe afaceri de servicii — un cabinet, un atelier, un consultant — primesc comenzi printr-un simplu formular sau printr-un buton de plată. Și acolo se poate lega factura.
Când cineva completează formularul și plătește, datele lui pot merge direct în Oblio sau SmartBill prin API, iar factura pleacă la fel de automat ca la un magazin. E ideal pentru un Site de prezentare (490–890 €) care primește câteva comenzi pe zi și nu vrea complexitatea unui magazin întreg.
Oblio vs. SmartBill: pe scurt
Ambele fac același lucru principal — emit factură și o trimit în SPV pentru e-Factura, automat. Alegerea ține mai mult de contabilul tău și de ce folosiți deja. Câteva puncte:
- Oblio — modul WooCommerce gratuit, API deschis, integrare directă cu e-Factura după ce pui token-ul de la certificatul digital
- SmartBill — foarte raspandit, facturile către persoane fizice intra automat în ce se trimite la SPV din 2025, fără să modifici setări
- FGO — alta opțiune cu API, arhitectura de integrare e aproape identică
Sfatul nostru cinstit: întreabă-ți contabilul ce folosiți deja și legăm site-ul de acela. Nu schimbi programul de facturare de dragul site-ului.
Cât costă să legi facturarea de site
Costul integrarii nu e în site, ci în cât de curat trebuie să curgă datele. Iată reperele noastre:
| Ce îți trebuie | De la |
|---|---|
| Landing cu buton de plată + factura | 290–490 € |
| Site de prezentare cu formular + facturare | 490–890 € |
| Magazin cu modul de facturare + e-Factura | de la 690 € |
| Mentenanta (să rămână totul legat și actualizat) | de la 29 €/lună |
Programul de facturare (Oblio, SmartBill) are propriul abonament, separat de noi — de obicei câteva zeci de euro pe an. Noi legăm site-ul de el.
Dacă vrei să vezi mai întâi cât costă un site în general, avem un ghid separat despre cât costă un site web. Iar dacă încă te întrebi de ce ai nevoie de site și nu doar de o pagina de social media, începe de acolo.
Cum începem
Te intrebam trei lucruri: ce program de facturare folosești (sau vrei să folosești), dacă vinzi către persoane fizice, firme sau ambele, și câte comenzi primești pe zi. Din răspunsuri știm exact ce modul sau API să legăm.
Îți facem un site demo gratuit, cu fluxul de comanda pus la punct, ca să vezi cu ochii tăi cum arată o comanda care se transformă singura în factură și în e-Factura. Scrie-ne pe WhatsApp: wa.me/40750257140.
Întrebări frecvente
Site-ul emite factura sau doar o comanda de la programul de facturare?+
Site-ul nu emite factura in sens legal. El trimite datele comenzii catre un program de facturare (Oblio, SmartBill, FGO), care emite factura cu seria si numarul tau si o pune in SPV pentru e-Factura. Asa ramai in regula fiscal, iar site-ul face doar declansarea automata.
e-Factura pleaca singura in SPV sau tot intru manual in ANAF?+
Daca programul de facturare e configurat cu certificatul digital si integrarea e-Factura, documentul pleaca automat in SPV la fiecare factura. Nu mai intri manual in portalul ANAF. Din 1 ianuarie 2025, potrivit Ministerului Finantelor, asta e obligatoriu si pentru vanzarile catre persoane fizice.
Am nevoie de magazin online sau merge si cu un formular simplu?+
Merge si fara magazin. Un formular sau un buton de plata poate trimite datele clientului direct in Oblio sau SmartBill prin API, iar factura pleaca la fel de automat. Magazinul e util cand ai multe produse si stoc; pentru servicii, un formular e adesea suficient.
Ce se intampla daca clientul e firma si vrea factura pe CUI?+
Formularul de comanda trebuie sa ceara CUI-ul cand clientul e firma. Cand datele ajung in programul de facturare, factura iese pe firma (B2B), nu pe persoana fizica. Configuram asta la instalare ca sa nu emiti gresit un tip de factura in locul celuilalt.
Cat dureaza sa legati facturarea de site-ul meu?+
Depinde de platforma. Pe WooCommerce cu modulul gata facut de la Oblio sau SmartBill, integrarea de baza e rapida — cateva ore de setare si testare. Pe un site custom cu API dureaza mai mult, pentru ca trebuie maparea produselor si a cotelor de TVA. Iti spunem termenul exact dupa ce vedem ce program folosesti.
7 greșeli care îți alungă clienții de pe site
Lasă-ți emailul și primești ghidul pe loc, aici. Fără spam.
Vrei să vezi cum ar arăta site-ul firmei tale?
Scrie-ne pe WhatsApp și îți pregătim gratuit un site demonstrativ, cu numele firmei tale pe el. Îl vezi întâi și abia apoi decizi — fără nicio obligație.