Cum adaugi campuri de facturare pe firma in checkout-ul Shopify (CUI, Reg. Com.)

Daca vinzi si catre firme, ai nevoie de mai mult decat nume si adresa in checkout. Iti trebuie denumirea firmei, CUI-ul si numarul de la Registrul Comertului, altfel nu poti emite o factura corecta si nici nu poti face deducerea de TVA pentru clientul tau B2B.

Problema e ca Shopify, din cutie, e gandit pentru vanzari catre persoane fizice. Nu are un camp "CUI" gata pus si nu valideaza automat codul fiscal. Vestea buna: exista mai multe cai curate de a adauga aceste campuri, de la varianta nativa din editorul de checkout pana la aplicatii care valideaza CUI-ul la ANAF. Mai jos le luam pe rand, cu limitarile fiecareia si, cel mai important, cum ajung datele in factura.

Ce campuri iti trebuie, de fapt

Inainte sa adaugi orice, decide ce colectezi. Pentru o factura corecta catre o firma din Romania ai nevoie de:

• Denumirea firmei (ex. SC Exemplu SRL)
• CUI / cod fiscal (cu sau fara prefix RO)
• Nr. de inregistrare la Registrul Comertului (ex. J12/1234/2020)
• Adresa sediului social

Optional, dar util: IBAN si banca (daca faci plata prin transfer), plus o bifa "Cumpar pe firma" care sa afiseze campurile doar cand e nevoie.

Nu cere date pe care nu le folosesti. Cu cat sunt mai putine campuri obligatorii, cu atat mai putini clienti abandoneaza cosul. Ideal, campurile de firma apar doar pentru cine bifeaza ca vrea factura pe firma, iar persoanele fizice trec direct.

Varianta nativa: campuri custom in editorul de checkout

Shopify a trecut la Checkout Extensibility, iar in editorul de checkout (Settings - Checkout - Customize) poti adauga campuri custom de tip text, in functie de planul tau. Practic adaugi un camp "CUI" si unul "Reg. Com." fara sa scrii cod.

Ce trebuie sa stii onest despre aceasta varianta:

• Datele se salveaza ca atribute ale comenzii si le vezi in pagina comenzii, in admin.
• Nu exista validare a CUI-ului: clientul poate scrie orice, inclusiv gresit.
• Nu poti conditiona usor afisarea (B2B vs persoana fizica) fara o aplicatie.

Pentru un magazin mic, cu putine comenzi pe firma, e suficient. Verifici manual CUI-ul cand emiti factura. Vechea metoda cu checkout.liquid nu mai e recomandata, a fost inlocuita de acest sistem.

Cu aplicatie: validare CUI, conditionare si control

Cand vrei ceva serios, o aplicatie de checkout (o extensie de tip Checkout UI) iti da mult mai mult control:

• Validare CUI la ANAF si TVA intracomunitar la VIES, ca sa prinzi codurile gresite.
• Afisare conditionata: campurile de firma apar doar cand clientul bifeaza "factura pe firma".
• Campuri obligatorii doar pentru B2B, fara sa incurci persoanele fizice.
• Completare automata a denumirii si adresei dupa CUI.

Unele functii avansate (blocuri custom peste tot in checkout) cer planul Shopify Plus. Pe planurile standard ai totusi extensii utile din App Store.

Sfat practic: nu instala trei aplicatii care fac acelasi lucru. Alege una, testeaza o comanda reala de la cap la coada si abia apoi o lasi live.

Partea care conteaza cel mai mult: cum ajung datele in factura

Aici gresesc cei mai multi. Poti colecta perfect CUI-ul in checkout, dar Shopify nu emite facturi conforme cu legislatia din Romania si nu trimite in e-Factura. Deci campurile alea trebuie sa ajunga automat in programul tau de facturare.

Solutia curata e o integrare intre Shopify si un furnizor de facturare romanesc (Oblio, SmartBill, FGO si altele). Verifica exact ca:

• CUI-ul si Reg. Com. din comanda se mapeaza in campurile clientului-persoana juridica din factura, nu raman doar o nota.
• Factura pleaca automat catre e-Factura (SPV), obligatorie pentru B2B in Romania.
• Cota de TVA si tipul de client (fizic vs juridic) se aleg corect.

Daca aceasta mapare nu e facuta, ajungi sa copiezi manual CUI-ul din comanda in factura la fiecare vanzare. Merge o luna, dar la volum devine sursa de greseli.

Greseli frecvente si o varianta pentru planul Basic

Cateva capcane pe care le vedem des:

• Camp CUI obligatoriu pentru toata lumea: persoanele fizice se blocheaza si abandoneaza cosul.
• Fara validare si fara verificare la emitere: ajungi cu CUI-uri gresite pe facturi.
• Datele raman doar in nota comenzii si nimeni nu le duce in factura.

Daca esti pe un plan unde editorul de checkout iti limiteaza campurile, o alternativa e sa colectezi datele de firma inainte de checkout: pe pagina cosului adaugi campuri (cart attributes) care se transmit mai departe cu comanda. Nu e la fel de elegant ca in checkout, dar functioneaza si pe planurile de baza.

Daca vrei sa fie facut o data si bine, cu validare CUI si legatura reala cu e-Factura, scrie-ne pe WhatsApp la MPO Web Studio. Iti aratam pe demo cum arata, inainte sa platesti ceva.