Простой CRM в Google Таблицах: какие столбцы завести, чтобы не терять клиентов

Большинство лидов теряются не потому, что вы плохо продаёте. Они теряются потому, что никто не записал «перезвонить в четверг». Человек пишет вам, вы говорите «отправлю предложение», наваливается текучка, а через две недели он уже подписал договор с кем-то другим. Это не про талант, это про память.

Хорошая новость: чтобы это починить, платный софт не нужен. Один файл в Google Таблицах с правильными столбцами справляется с задачей для малого бизнеса. Это бесплатно, вы открываете его с телефона и ноутбука, и если собрать его правильно, он сам подсказывает, кому звонить сегодня. Я покажу, какие именно столбцы завожу я и, что важнее, какой столбец по-настоящему останавливает утечку.

Почему вы теряете лидов (и почему дело не в продажах)

Утечка идёт не от цены и не от речи. Она идёт от того, что вы полагаетесь на память. Человек пишет вам в WhatsApp, вы отвечаете, потом наваливается десяток дел, и остаётся лишь смутное чувство, что «надо кому-то перезвонить». Без места, где это записано чёрным по белому, мозг теряет нить.

Хорошо собранная таблица превращает память в список задач. Ничего не нужно помнить: открываете файл утром, сортируете по дате следующего контакта — и перед вами ровно те, кто ждёт вашего ответа. Вот и весь секрет. Не нужен искусственный интеллект, нужен столбец с датой внутри.

Столбцы, которые я завожу, по порядку

Держу всё просто. Одна строка = один лид. Вот столбцы:

• Дата первого контакта — когда человек появился
• Имя / компания — с кем говорю
• Источник — откуда пришёл (рекомендация, Google, Instagram, звонок)
• Контакт — телефон, email или прямая ссылка на WhatsApp
• Что хочет — одно предложение о потребности («сайт для салона», «переделать меню»)
• Статус — Новый, Связался, Отправил предложение, Ожидание, Выиграл, Потерял
• Следующий шаг — что конкретно должен сделать я
• Дата follow-up — когда я делаю этот шаг
• Оценка суммы — сколько это принесёт
• Заметки — любая деталь, полезная для следующего разговора

Десять столбцов, ни одним больше. Добавите двадцать — перестанете заполнять, и таблица умрёт за неделю.

Столбец, который останавливает утечку: «Следующий шаг» + «Дата»

Если запомнить из статьи только одно — то это. У каждого живого лида всегда должен быть следующий шаг и дата, когда вы его сделаете. Не «как-нибудь позвоню», а «отправить предложение 14 июля».

Правило простое: если в строке нет даты в столбце follow-up, лид фактически забыт. Поэтому вы никогда не заканчиваете разговор, не поставив туда дату — даже если это «переспросить через месяц».

Утром сортируете таблицу по столбцу с датой follow-up, от самой старой. Всё, что датировано сегодняшним днём или раньше, — ваш список на обзвон. Вот и всё. Вы никого не упускаете, потому что учёт ведёт система, а не память.

Три приёма в Google Таблицах, оживляющие таблицу

В Таблицах есть несколько функций, которые превращают её из мёртвого списка в маленькую систему:

• Выпадающий список для Статуса. Выделите столбец Статус, откройте Данные > Проверка данных и задайте фиксированный список. Больше не набираете вручную — просто выбираете. Данные остаются чистыми, и фильтры работают правильно.

• Условное форматирование. Красьте в красный строки, где дата follow-up уже прошла. Формат > Условное форматирование, правило «дата раньше сегодняшней». Открываете файл — и просрочки сразу бросаются в глаза.

• Фильтрованные представления. С фильтром вы видите только Новые и Отправленные предложения — тёплые лиды, — не отвлекаясь на выигранные и потерянные.

Десять минут на настройку — и таблица работает на вас.

Ошибки, которых стоит избегать

У многих предпринимателей я вижу одни и те же ловушки:

• Слишком много столбцов. Чем сложнее, тем реже вы заполняете. Начните с минимума, добавляйте только то, чем реально пользуетесь.

• Одна строка на звонок вместо одной строки на лида. Держите одну строку на человека, а историю пишите в Заметках. Иначе всё задваивается.

• Нет статуса «Потерял» и причины. Записывайте, почему потеряли («дорого», «выбрал другого»). Через пару месяцев увидите закономерность и подправите предложение.

• Не открываете каждый день. Незаполняемый CRM — это не CRM, а кладбище контактов. Пять минут утром решают всё.

Простая дисциплина всегда бьёт сложный инструмент.

Когда таблицы уже мало

Google Таблицы отлично подходят на старте и держатся удивительно долго. Признаки, что вы их переросли: несколько человек работают одновременно и мешают друг другу, вам нужны автоматические сообщения-напоминания, или требуются отчёты, которые вы делаете руками, и это уже больно.

Вот тогда окупается настоящий CRM или небольшая система под вашу задачу. Мы в MPO Web Studio работаем удалённо по всей стране и отталкиваемся от того, что у вас уже есть, — не продаём раздутый инструмент, который вам не нужен. Мы можем даже собрать вам бесплатное демо, чтобы вы увидели результат до оплаты.

Если хотите свежий взгляд на вашу таблицу или обсудить следующий шаг, напишите нам в WhatsApp. Короткого сообщения достаточно.