CRM simplu în Google Sheets: ce coloane pun ca să nu pierd niciun lead

Majoritatea lead-urilor nu se pierd pentru că vinzi prost. Se pierd pentru că nimeni n-a scris undeva „îl sun joi". Cineva te sună, îi spui „îți trimit oferta", intervine treaba de zi cu zi și, două săptămâni mai târziu, omul a semnat la altcineva. Nu e o problemă de talent, e o problemă de memorie.

Vestea bună: nu-ți trebuie software plătit ca să repari asta. Un singur fișier Google Sheets, cu coloanele potrivite, face treaba pentru o firmă mică. E gratis, îl deschizi de pe telefon și de pe laptop, iar dacă îl construiești cum trebuie, îți spune singur pe cine trebuie să suni azi. Îți arăt exact ce coloane pun și, mai important, care e coloana care chiar oprește scurgerea.

De ce pierzi lead-uri (și de ce nu e vina vânzării)

Scurgerea nu vine din preț sau din discurs. Vine din faptul că te bazezi pe memorie. Un om îți scrie pe WhatsApp, îi răspunzi, apoi apar zece alte lucruri și rămâi cu impresia vagă că „trebuie să revin la cineva". Fără un loc unde e scris negru pe alb, creierul pierde firul.

Un tabel bine făcut transformă memoria în listă de bifat. Nu-ți mai aminti nimic: deschizi fișierul dimineața, sortezi după data următorului contact și ai în față exact cine așteaptă un răspuns de la tine. Asta e toată magia. Nu ai nevoie de inteligență artificială, ai nevoie de o coloană cu o dată în ea.

Coloanele pe care le pun, una câte una

Țin lucrurile simple. Un rând = un lead. Astea sunt coloanele:

• Data primului contact — când a apărut omul
• Nume / firmă — cu cine vorbesc
• Sursă — de unde a venit (recomandare, Google, Instagram, apel)
• Contact — telefon, email sau link direct de WhatsApp
• Ce vrea — o propoziție despre nevoie („site pentru salon", „refacere meniu")
• Status — Nou, Contactat, Ofertă trimisă, În așteptare, Câștigat, Pierdut
• Următorul pas — ce am eu de făcut concret
• Data follow-up — când fac acel pas
• Valoare estimată — cât ar aduce
• Note — orice detaliu care ajută la următoarea discuție

Zece coloane, nici una în plus. Dacă adaugi douăzeci, nu-l mai completezi și tabelul moare într-o săptămână.

Coloana care oprește scurgerea: „Următorul pas" + „Data"

Dacă reții un singur lucru din articol, ăsta e. Fiecare lead viu trebuie să aibă mereu un pas următor și o dată la care îl faci. Nu „îl mai sun eu cândva", ci „trimit oferta pe 14 iulie".

Regula e simplă: dacă un rând nu are dată în coloana de follow-up, lead-ul e practic uitat. Așa că nu închizi niciodată o discuție fără să pui o dată acolo — chiar dacă e „reconfirm peste o lună".

Dimineața sortezi tabelul după coloana Data follow-up, de la cea mai veche. Tot ce e cu data de azi sau din trecut e lista ta de sunat. Atât. Nu ratezi pe nimeni pentru că sistemul, nu memoria, ține evidența.

Trei trucuri din Google Sheets care fac tabelul viu

Sheets are câteva funcții care transformă tabelul dintr-o listă moartă într-un mic sistem:

• Dropdown pentru Status. Selectezi coloana Status, mergi la Date > Validarea datelor și pui o listă fixă. Nu mai scrii de mână, doar alegi. Datele rămân curate și poți filtra corect.

• Formatare condiționată. Colorează în roșu rândurile unde data follow-up a trecut. Format > Formatare condiționată, o regulă „data este înainte de azi". Deschizi fișierul și întârzierile îți sar în ochi.

• Vizualizări filtrate. Cu un filtru vezi doar Nou și Ofertă trimisă, adică lead-urile calde, fără să te distragă cele câștigate sau pierdute.

Zece minute de setat, apoi tabelul lucrează pentru tine.

Greșeli de evitat

Am văzut aceleași capcane la mulți antreprenori:

• Prea multe coloane. Cu cât e mai complicat, cu atât îl completezi mai rar. Începe minimal, adaugi doar ce chiar folosești.

• Un rând per apel în loc de un rând per lead. Ține un singur rând pe persoană și pune istoricul în Note. Altfel se dublează totul.

• Fără status „Pierdut" și fără motiv. Notează de ce ai pierdut („prea scump", „a ales altul"). După câteva luni vezi tiparul și-ți ajustezi oferta.

• Nu-l deschizi zilnic. Un CRM necompletat nu e CRM, e un cimitir de contacte. Cinci minute dimineața fac toată diferența.

Disciplina simplă bate unealta complicată de fiecare dată.

Când tabelul nu mai ajunge

Google Sheets e perfect la început și rezistă surprinzător de mult. Semnele că l-ai depășit: lucrează mai mulți oameni în paralel și se calcă pe picioare, vrei mesaje automate de follow-up, sau ai nevoie de rapoarte pe care le faci de mână și te dor.

Atunci merită un CRM adevărat sau un mic sistem făcut pe nevoia ta. Noi, la MPO Web Studio, lucrăm remote în toată țara și pornim de la ce ai deja — nu-ți vindem un tool umflat de care n-ai nevoie. Îți putem construi chiar un demo gratuit ca să vezi înainte să plătești ceva.

Dacă vrei să-ți arunci o privire peste tabelul tău sau să discutăm un pas mai departe, scrie-ne pe WhatsApp. Un mesaj scurt e de ajuns.